INTRODUCCIÓN

En el competitivo y dinámico mundo empresarial actual, tomar decisiones acertadas se ha convertido en un elemento esencial para garantizar el éxito de las organizaciones. Para ello, es fundamental disponer de herramientas contables y administrativas confiables, ya que estas proporcionan datos financieros precisos, facilitan el análisis de diferentes escenarios económicos, promueven una gestión eficiente de los recursos y respaldan la creación de estrategias fundamentadas en información confiable.

Un análisis integral de la situación de cualquier empresa abarca un proceso complejo, donde la toma de decisiones se constituye en factor esencial que inicia con el despliegue de múltiples alternativas, las cuales deben ser evaluadas, optando por aquella que mayor beneficio provea para la organización. Esto exige disponer de datos e información cualitativa y cuantitativa, para apoyar las decisiones, orientadas al asertividad.

Los procesos en las empresas y la toma de decisiones de un empresario requieren información precisa y exacta en el momento oportuno. La dimensión de esta situación es mayor cuando el gerente o el propietario no está rodeado de un equipo numeroso y entonces suele asumir las determinaciones por su propia cuenta, corriendo el riesgo de no considerar aspectos claves de su operación por la premura o el desconocimiento. El software para pymes moderno tiene la virtud de generar reportes e informes de gestión en tiempo real, con la más reciente información agregada al sistema, y la radiografía que emite de la salud de la empresa es tan exacta que las decisiones tomadas corresponderán a la realidad de la empresa y no a alguna suposición o proyección.

La empresa Fabriclean compra y vende productos de limpieza, actualmente enfrenta una gran dificultad al no contar con herramientas contables y administrativas modernas y eficientes para gestionar su inventario, ventas y costos. Actualmente, la gestión se realiza de manera empírica, lo que implica que las decisiones sobre compras, ventas y control de inventarios se toman sin un análisis financiero preciso, basándose en estimaciones o intuiciones.

La gestión inadecuada del inventario es uno de los desafíos más evidentes. La ausencia de un sistema que registre y controle de manera automatizada las entradas y salidas de productos ha resultado en desajustes constantes. Esto se traduce en dos escenarios recurrentes: el sobre stock de productos con baja demanda, que genera costos innecesarios de almacenamiento y el riesgo de pérdidas por caducidad, y el desabastecimiento de productos populares, lo que afecta la satisfacción de los clientes y reduce las ventas potenciales.

La falta de una estructura organizativa clara en la empresa ha generado confusión en cuanto a los objetivos y la asignación de funciones y responsabilidades, afectando directamente la eficiencia operativa, especialmente en la definición de la misión, visión y el organigrama. A su vez, la carencia de conocimiento y la no aplicación adecuada de las normativas legales representan un alto riesgo de incumplimiento, lo que podría acarrear sanciones y perjuicios para la organización.

Además, el desconocimiento sobre los métodos de amortización dificulta la toma de decisiones informadas en cuanto al financiamiento, ya que no se dispone de una tabla de amortización adecuada. Por último, la ausencia de un criterio técnico para el reconocimiento correcto de las operaciones financieras a largo plazo impide valorar correctamente el dinero en el tiempo, distorsionando la presentación razonable de los estados financieros y afectando la calidad de la información utilizada en la toma de decisiones.

Fundamentación teórica-metodológica

La contabilidad es una herramienta que brinda una información importante sobre la conducción o manejo de un negocio, en lo que al aspecto financiero se refiere, un correcto tratamiento de esta información permitirá una toma de decisiones oportuna así mismo el proceso contable consiste en una serie de etapas destinadas al análisis y registro de las transacciones económicas de una empresa.

Fiallos (2021) afirma que “los procesos contables consisten en seguir pasos acordes a lo que la empresa necesite o requiera estos pueden ser libros diarios, libros mayores, roles de pago, facturas, declaraciones, retenciones, entre otros” (p.1). Una empresa siempre va a necesitar estos procesos ya que mediante ellos se refleja la utilidad o la perdida de la empresa, y de igual manera se pueden tomar decisiones ya que poseen la misión de captar, procesar y transmitir la información adecuada.

Es el primer documento que la empresa revisa, para saber cuál es la situación financiera actual y poder tomar las mejores estrategias, en caso de solicitar un crédito, cuanto obtuvo en ganancias para realizar el reparto de utilidades o bien para nuevas inversiones. Es un documento contable, que se realiza en un cierto periodo (anual), reflejando el estado financiero actuales de la empresa; del activo, pasivo y capital contable (Cortés, 2023, p. 20).

.Elizalbe (2019), el estado de resultado o llamado también estado de ganancias y pérdidas, el cual muestra la utilidad o pérdida obtenida en un periodo determinado por actividades ordinarias y extraordinarias, habla de un periodo determinado, por cuanto una utilidad o pérdida se obtiene por actividades de diversa naturaleza realizada a lo largo del tiempo. Desde el punto de vista financiero, existe una importancia fundamental en determinar la correspondencia de ingresos, costos y gastos en diferentes periodos.

Definición de Inventario

La definición de la Real Academia Española (RAE) (2024) señala como inventario a “un asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión”. De acuerdo a esta definición los inventarios son herramientas de gran valor e importancia en todo sistema productivo, desde su inicio como pauta para el conocimiento del capital y activos en el momento del establecimiento de una empresa, Alcedo (2019), de gran aplicabilidad a un almacén o depósito que se usan en la medida de la necesidad de conocer la disponibilidad de los recursos, productos no terminados y terminados (Céspedes, Paz, Jiménez, Pérez, & Pérez, 2017); (Cardona, Orejuela, & Rojas, 2018).

Así mismo, de González (2018) se puede inferir a la gestión de inventarios como una actividad interrelacionada con los activos y bienes de una empresa, que mantienen estrecha relación entre las distintas formas estratégicas de desempeño que emplee la misma para satisfacer al cliente. De acuerdo con lo señalado por Flores-Tapia & Flores-Ceballos (2023). De esta manera, los inventarios se constituyen de la existencia de todos los activos de una empresa: insumos, productos en proceso o bienes terminados y bienes almacenados para uso o comercialización, que está relacionado con los costos de producción y la utilidad por ventas (Valenzuela Velasco et al.,2024); (Meana, 2024).

MÉTODO

La investigación fue exploratoria, la cual permitió el primer acercamiento y contacto directo con la empresa Fabriclean de Santo Domingo. Mediante el cual se observó de forma concreta cómo se llevan a cabo las actividades relacionadas con las variables estudiadas, ofreciendo una visión clara y detallada del contexto. También el estudio fue descriptivo, empleando la técnica de recolección de datos mediante encuestas. Este enfoque permitirá documentar de manera detallada las observaciones realizadas durante la visita a la empresa Fabriclean. Posteriormente, se realizará un análisis e interpretación de los datos obtenidos, los cuales servirán como base para investigaciones futuras y para desarrollar una propuesta de mejora para la empresa.

RESULTADOS

Los principales resultados obtenidos a partir del desarrollo de la propuesta y de los hallazgos al analizar la situación inicial de la empresa. Los resultados reflejan el cumplimiento de los objetivos planteados y evidencia el impacto alcanzado en las distintas áreas abordadas. Se implementaron elementos claves como: registros contables, aportes estratégicos, cálculos financieros y aplicación de normativas.

Los resultados de la encuesta aplicada a los colaboradores de Fabriclean corroboran los desafíos detectados en el diagnóstico inicial: desconocimiento sobre herramientas contables y financieras, ausencia de planificación organizativa, y escasa aplicación de normativas legales y financieras. Estos hallazgos reafirman la necesidad urgente de intervenir con un rediseño integral que incluya: formación del personal, implementación de software contable y administrativo, reestructuración organizativa y fortalecimiento del cumplimiento normativo.

En suma, la evidencia recopilada valida la hipótesis central de este estudio: la adopción de estrategias contables y administrativas adecuadas mejora significativamente la toma de decisiones en empresas pequeñas como Fabriclean, elevando su eficiencia operativa, reduciendo riesgos y fortaleciendo su competitividad.

DISCUSIÓN

Los hallazgos de esta investigación evidencian de manera clara la relación directa entre el uso de herramientas contables y administrativas modernas y la calidad en la toma de decisiones empresariales. Tal como lo argumentan autores como Fiallos (2021), la información contable no solo cumple una función informativa, sino que constituye un pilar estratégico para la gestión empresarial, al permitir identificar tendencias, evaluar riesgos y proyectar resultados a futuro.

En el caso de Fabriclean, la carencia de herramientas digitales contables y administrativas ha generado múltiples deficiencias operativas, tales como una gestión inadecuada de inventarios, ausencia de planificación financiera y una estructura organizativa ambigua. La falta de una estructura organizacional clara, así como la no definición de misión y visión, representan debilidades sustanciales, pues afectan la cohesión del equipo y obstaculizan el logro de objetivos comunes. Esta situación puede conducir a una gestión desordenada y reactiva, en lugar de una planificación estratégica coherente y sostenida.

Respecto al cumplimiento de normativas, el estudio revela que la empresa no realiza revisiones periódicas, lo cual expone a Fabriclean a riesgos legales y financieros; por lo que hay tomar en cuenta el derecho mercantil, el cual no solo regula las relaciones comerciales, sino que garantiza un marco legal que promueve la transparencia y la sostenibilidad empresarial. El incumplimiento de estas normativas puede acarrear sanciones significativas y dañar la reputación corporativa.

En cuanto al análisis financiero, la implementación de instrumentos como el estado de resultados, el estado de situación financiera, la tabla de amortización del método francés, y el cálculo de valor presente, demostró cómo estas herramientas proporcionan una visión integral de la salud financiera de la empresa. Coincidiendo con Cortés (2023) y Merino et al. (2020), se confirma que estos mecanismos facilitan una planificación más acertada, especialmente cuando se trata de decisiones relacionadas con el financiamiento o la inversión. Uno de los avances más significativos reportados fue la incorporación de Excel como una herramienta para la automatización de procesos contables y financieros.

CONCLUSIONES

Se logró diseñar herramientas contables y administrativas que fortalecen la gestión organizacional y financiera de la empresa Fabriclean, facilitando una toma de decisiones más eficiente. A través del desarrollo del proceso contable, la aplicación de normativas vigentes, el uso de Excel para automatizar cálculos y la implementación de instrumentos financieros, se fortaleció la estructura administrativa y se promovió el cumplimiento de la misión, visión y objetivos empresariales.

La fundamentación teórica de las materias integradas permitió sustentar adecuadamente la propuesta, garantizando su coherencia con los principios contables, administrativos y financieros necesarios para su aplicación efectiva en el entorno empresarial.

La aplicación de técnicas de investigación posibilitó una comprensión profunda del entorno interno y externo de la empresa, lo cual fue clave para diseñar herramientas pertinentes y adaptadas a las necesidades reales de Fabriclean.

El desarrollo del proceso contable permitió generar información financiera más precisa, oportuna y útil, contribuyendo directamente a una mejor toma de decisiones dentro de la organización.

La elaboración de la misión, visión y el organigrama estructural favoreció la alineación de los objetivos organizacionales, fortaleciendo la gestión administrativa y estableciendo una base clara para el crecimiento y mejora continua de la empresa.

La correcta aplicación de normativas contables, civiles y societarias en el proceso institucional evidenció el cumplimiento de los marcos legales, mejorando la presentación y fiabilidad de la información financiera.

La automatización de cálculos mediante fórmulas en Excel optimizó los procesos relacionados con los créditos, reduciendo errores humanos y aumentando la eficiencia operativa en el área financiera.

La utilización de instrumentos financieros facilitó el análisis y la toma de decisiones estratégicas, contribuyendo al uso adecuado de los recursos y al fortalecimiento financiero de Fabriclean.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTO

A todos los factores sociales involucrados en el desarrollo de esta investigación.

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