DOI 10.35381/cm.v5i1.277

 

La auditoría gubernamental y su incidencia en la gestión institucional y manejo de recursos públicos

 

Government audit and its impact on institutional management and management of public resources

 

 

Lourdes Fabiola González Andrade

lgonzaleza@psg.ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca

Ecuador

https://orcid.org/0000-0002-2111-6155

 

Cecilia Ivonne Narváez Zurita

inarvaez@ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca

Ecuador

https://orcid.org/0000-0002-7437-9880

 

Juan Carlos Erazo Álvarez

jcerazo@ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca

Ecuador:

https://orcid.org/0000-0001-6480-2270

 

 

Recibido: 09 de septiembre de 2019

Aprobado: 27 de septiembre de 2019

 

 

RESUMEN

La auditoría gubernamental y el examen especial son regidos por la Contraloría General del Estado en base a las normas vigentes en el Ecuador, son efectuadas principalmente a los estados financieros con posterioridad a la ejecución de las transacciones realizadas. En este sentido, el presente artículo se enfoca en la problemática existente como es la razonabilidad de los saldos contables del componente 124 deudores financieros de la entidad pública, por el período comprendido entre el uno de enero al  treinta y uno de diciembre de 2018; por consiguiente, el objetivo de la investigación es ejecutar un examen especial de las cuentas por cobrar, para ello,  se empleó  una investigación  experimental, con enfoque cuali-cuantitativo, acompañado de  técnicas  como  la entrevista la cual permitió detectar los hallazgos y comentarios con la finalidad de mejorar los procesos inherentes y establecer un saldo razonable para que los directivos realicen una adecuada toma de decisiones.

 

Descriptores: Auditoria gubernamental; Control interno; Examen especial; Riesgos; Estados financieros.

 

 

 

ABSTRACT

The government audit and the special examination are governed by the Office of the Comptroller General of the State based on the regulations in force in Ecuador, are carried out mainly to the financial statements after the execution of the transactions carried out. In this sense, this article focuses on the existing problem such as the reasonableness of the accounting balances of the component 124 financial debtors of the public entity, for the period from January 1 to December thirty-one, 2018; therefore, the objective of the investigation is to execute a special examination of the accounts receivable, for this, an experimental investigation was used, with a qualitative-quantitative approach, accompanied by techniques such as the interview which allowed to detect the findings and comments in order to improve the inherent processes and establish a reasonable balance for managers to make adequate decision making.

 

Descriptors: Government audit; Internal control; Special examination; Risks; Financial statements.

 

 

INTRODUCCION.

La auditoría gubernamental dentro del sector publico juega un papel muy importante ya que por medio de los estados financieros facilita al auditor emitir un criterio veraz, oportuno y confiable esto con la finalidad de presentar un informe razonable para una toma de decisiones por parte de la máxima autoridad; de acuerdo a Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2015), la auditoria es escencial en la mejora de los procesos mediante evaluaciones directas en áreas, cuentas, componentes, actividades o proyectos considerados críticos. Apegado a normas modernas y adaptadas al entorno económico, cultural, social y político.

El examen especial se caracteriza principalmente en analizar los puntos críticos de los estados financieros con el fin de determinar si los recursos asignados en el presupuesto general del Estado son administrados de acuerdo a leyes y normas vigentes, esto con el propósito de determinar los saldos sobrevalorados o subvalorados de las cuentas que se pretende analizar; Por otro lado, el examen especial consiste en la evaluación a una parte de los estados financieros,que es aplicado preferentemente por la CGE como encargada de auditar de manera oportuna y eficiente los recursos en el sector público.

Bajo este contexto, las instituciones públicas son sometidas periódicamente a exámenes especiales por tal motivo se procede a evaluar y analizar el saldo sobrevalorado que presenta el componente 124 deudores financieros, por ello se plantea un examen especial que tiene como objetivo establecer la razonabilidad de los saldos contables de la cuenta ya mencionada con el fin de disminuir el desfase de las cuentas por cobrar.

 

DESARROLLO

Según Fonseca (2007) la auditoría gubernamental permite verificar y analizar el estricto cumplimiento de las recomendaciones producto de auditorías anteriores, así como la determinación de la razonabilidad de saldos en los estados financieros; su aplicación se dará según el área esto es auditoria externa o auditoria interna. La auditoría interna se basa específicamente en revisar y evaluar las actividades dentro de la entidad, como unidad asesora.

En tanto que, la auditoria externa, se refiere al mejoramiento de las operaciones dando valor agregado a la entidad para el cumplimiento de los objetivos. Normalmente se incluyen varias actividades como análisis de las cuentas contables, examen especial de la información operativa y contable, revisión de las ratios financieros, observaciones realizadas en auditorías anteriores con la finalidad de verificar el cumplimiento de las recomendaciones.

Por ello, para realizar la revisón y evaluación Luna (2012) afirma que la emisión de un dictamen puede cambiar la auditoria de forma gradual en base a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Por otro lado, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2015) señala que el examen especial se encarga de emitir un dictamen analizando una parte de las actividades financieras, operativas y administrativas aplicando las respectivos procedimientos y técnicas de las disciplinas específicas.

El examen especial y toda auditoria inicia con la evaluación al sistema de control interno de la entidad, que involucra los 5 componentes en las entidades gubernamentales como demuestra la figura 1.

 

Figura 1

Componentes del control interno

 

Según Mantilla (2005) el control interno es un proceso que se aplica a las diferentes entidades ya sean estas grandes o pequeñas para obtener resultados razonables previo al establecimiento de objetivos planteados por los responsables de las areas y con el apoyo de la autoridad competente. Por consiguiente, si el control interno es solvente se tiene menor riesgo, en tanto que, si el control interno es debil será  mayor el riesgo.

Por tanto, es responsabilidad de todos los miembros de la entidad u organización mantener un sistema actualizado de control interno para que los procesos internos esten bien encaminados legalmente hacia su misión y visión, Rodríguez & Puertas (2017).

Dentro de este marco, el componente uno, es el pilar fundamental del control interno y proporciona un conocimiento general de como está estructurada la entidad, que comprende sus factores como: integridad, valores éticos, competencia profesional, orgánico funcional y otros en materia de talento humano. El segundo componente corresponde a la valoración de riesgos que luego de establecidos los objetivos institucionales, considerara factores como el analisis sobre riesgos y medidas correctivas, que surgen por diferentes factores y que pueden afectar al logro de las metas, como crecimiento de la entidad, nuevas politicas gubernamentales, reformas legales y otros imprevistos que los controles existentes deben minimizar los impactos a estos cambios. Las actividades de control se encargan de las decisiones adoptadas sobre los riesgos, actualizaciones de controles de los sistemas de información para asegurar el cumplimiento de los objetivos, por lo tanto, la entidad debe actualizar constantemente los sistemas de control. Ortega Polanco (2017).

 La información y comunicación aseguran una cultura de información, supervisión, confiabilidad, comunicación interna y externa, que debe estar presente en toda la organización y en la sociedad , para que se conozca la realidad de la gestión y el beneficio de su operación. El monitoreo y supervisión de procesos los realizan principalmente el equipo interno de auditores para mejorarlos de conformidad a los cambios presentados en la entidad. Los componentes del sistema de control interno deben ser conocidos por todos los servidores públicos responsables de los procesos con la finalidad de garantizar actividades que cumplan los paramteros legales para la prestación de servicios o producción de bienes de calidad.     

 

 

GESTIÓN INSTITUCIONAL Y MANEJO DE RECURSOS PÚBLICOS

El Estado y sus entidades públicas mantienen un patrimonio muy importante, sus gastos son financiados entre otros, por la exportación de petróleo, impuestos, créditos al exterior. Las entidades gubernamentales en las diferentes áreas como la salud, educación, vivienda, justicia y seguridad de conformidad con su normativa y para iniciar su gestión elaboran sus planes, siempre alineados a la misión y visión, para tal propósito, se preparan los PAPP-POA y Plan Estratégico, que contienen metas, objetivos, recursos a comprometerse para su gestión institucional, como humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de preservación del medio ambiente. La planificación y el presupuesto sirven como herramientas para medir la gestión institucional, a través de sus indicadores de eficiencia.

En este mismo contexto, la Constitución de la Republica del Ecuador  (2008) expresa que el Estado genera recursos necesarios para financiar los gastos en las diferentes áreas, principalmente social, como la salud, educación, vivienda y de inversiòn, que contribuya al bienestar y paz social, siempre dependiendo del modelo de gestión que se adopte. La norma de control interno 100-02 refiere que a las entidades del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misión institucional, deberán  promover la eficiencia, eficacia, economía y calidad de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia; para garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información financiera, tomando como referencia el marco legales aplicable, para producir  bienes y servicios de calidad, con la premisa de evitar los actos de corrupción.

La Contraloría General del Estado en el Ecuador para cumplir su misión, se fundamenta en el marco legal que emite el Ministerio de Finanzas, basada su actividad examinadora en las Normas de Auditoría Gubernamental, a través de su planificación realizan periódicamente auditorias gubernamentales para medir y evaluar la gestión de las entidades, centrando su actividad en exámenes especiales financieros, y el informe que contienen comentarios, conclusiones y recomendaciones, que las entidades públicas deben cumplir para mejorar continuamente sus procesos que se reflejen en la correcta utilización de los recursos públicos y en la entrega de servicios eficientes, eficaces y de calidad para la sociedad ecuatoriana.

Por lo tanto, los recursos públicos serán administrados por los diferentes entes no financieros, de manera efectiva, y sus servidores tienen que cumplir a cabalidad sus responsabilidades, para que los procesos a su cargo y que involucran siempre recursos, estén ajustados a la normativa que la regula, caso contrario serán objetos de sanciones según la ley.

 

EXAMEN ESPECIAL EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

 Según Luna (2012) manifiesta que el objetivo del examen inicia con la determinación del alcance y enfoque que se dará al examen especial, es decir, la tarea se centrará en la evaluación del proceso o actividad que contenga mayor riesgo. Los auditores para su trabajo pondrán su capacidad y experiencia, utilizando procedimientos y técnicas ya establecidas legalmente.

Para la realización de la primera fase que hace referencia a la planificación preliminar, el auditor tiene como objetivo un primer acercamiento a la entidad a ser auditada, a través de una visita previa a las instalaciónes, solicitará el Registro Oficial de creación, Plan Estratégico, POA-PAPP, Estatuto Organico, visión sistemica, cadena de valor, servidores responsables, manual de procesos, estados financieros y presupuestarios e informes de auditorias anteriores, con esta información el auditor análizará detenidamente y obtendrá una visión general de la entidad, particularmente del componente que se examinará, el mismo que  se plasmará en un primer producto como es el Memorando de planificación preliminar del examen especial, en donde se hará constar los datos generales de la entidad, análisis de recursos humanos, materiales y tiempo previsto para el trabajo, entre otra información que el auditor considere pertinente. El análisis y la información obtenida se registrará en los papeles de trabajo que el auditor y su equipo debe preparar para evidenciar su trabajo investigativo de auditoría. 

Según Herreros (2014) en la fase de planificación específica se utilizan los componentes relevantes establecidos en la fase anterior para la evaluación del sistema de control interno que da como resultado el nivel de confianza y riesgo del componente auditado y aplicar los procedimientos sean sustantivos o de cumplimiento,para luego estructurar el programa de auditoría que define el desarrollo del examen especial financiero, responsables, plazos, procedimientos, técnicas de autoría, etc. Como resultado de esta fase de obtienen dos productos importantes como son el informe de evaluación del sistema de control interno y el programa de auditoria. Al resultado de las entrevistas como técnica de auditoría se aplica la matriz de calificación detallada en la tabla 1.

 

Tabla 1

Nivel de confianza

 

 

Las pruebas sustantivas son necesarias para el análisis de los componentes de riesgo alto y las pruebas de cumplimiento se requieren para verificar si los procesos utilizados están alineados a la normativa aplicable y si los saldos son razonables, es decir, si existen las operaciones, su propiedad, valoración correcta y presentaciòn de los balances.

En la siguiene fase está la ejecución del programa de auditoria, producto de la fase anterior.

Según Morales (2012), la ejecución  consiste en desarrollar el programa determinado previamente, en el mismo, se  ponen en práctica las experticias profesionales, técnicas, procedimientos y normas para llegar a la evidencia que sustente el hallazgo y viabilizar las recomendaciones que constará en el informe final ; resulta a si mismo interesante el aporte de Pólit Faggioni (2014) en el sentido de que el hallazgo  es un hecho relevante que debe estructurarse de conformidad con los atributos de condición, criterio, causa y efecto; con la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría se obtienen pruebas suficientes, competentes y pertinentes para la estructuración de la hoja de hallazgos,para establecer las conclusiones y recomendaciones.  

Partiendo de los insumos de las fases anteriores se obtiene el producto final que es el informe de auditorìa, el mismo que es estructurado de conformidad a la normativa aplicable y contiene la opinión del auditor sobre el componente examinado, será discutido y aprobado el plan de implementaciòn de recomendaciones,el cual es considerado como valor agregado del auditor para mejorar los procesos y/o registros contables.

En la siguiente fase el auditor y su equipo preparan la matriz de implementación de recomendaciones, las mismas que son indispensables para el monitoreo  (Tapia,Guevara, Castillo, Rojas y Salomon, 2013). En conclusión, es importante realizar el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones, caso contrario no tendría sentido el examen practicado.

 

METODOLOGIA

La investigación fue experimental, con un enfoque mixto (cualitativo- cuantitativo), en la misma se utilizó para la recopilación de información encuestas relacionadas a la aplicación de las normas de contabilidad generalmente aceptadas, normas de control interno, normas de contraloría, instructivos generados por el organismo regulador (MF), así como también se aplicó entrevistas y se procedió con la revisión documental de los estados financieros y sus documentos de soporte.

En cuanto a los métodos, técnicas e instrumentos que han sido utilizados para el trabajo se expone el método histórico lógico, inductivo deductivo, analítico sintético, su utilización propició el análisis de la auditoria gubernamental, el examen especial hasta llegar al conocimiento de las tres fases y sus respectivos puntos dentro de su aplicación y al conocimiento de los pro y contras de la razonabilidad de los saldos contables y las especificaciones prácticas de las cuentas.

El universo de estudio estuvo conformado por los responsables de cada proceso, en las   áreas financieras y coactivas del organismo sujeto al examen, conformado en su orden: departamento coactivo, cuatro personas, área financiera, seis personas, los mismos que ascendieron a un total de diez funcionarios judiciales.

 

RESULTADOS

A partir de la aplicación de los instrumentos de investigación se obtuvieron los siguientes resultados:

·         No se cuenta con el manual de flujos de procesos, respecto a la cuenta deudores financieros.

·         El saldo contable de la cuenta deudores financieros no se encuentra depurada en un 100%, de acuerdo a la normativa aplicable por lo que se evidencia falta de controles previos y recurrentes para el registro del proceso de la cuenta contable.

·         No existe cruce de información y controles permanentes entre las áreas involucradas en el proceso de conciliación de saldos contables y de coactivas.

·         No se dispone de un auxiliar contable de la cuenta auditada, lo que impide mantener información confiable.

·         Se evidencia la falta de capacitación al personal, lo que no permite que se mantengan actualizados en sus conocimientos referentes al manejo y control de las cuentas contables.

·         Existe una mala relación comunicacional por parte de las áreas involucradas está situación no permite mantener un adecuado control y conciliación de cuentas contables.

·         La información registrada en la orden de cobro no es 100% segura, los encargados del control de multas devuelven los procesos por valores mal ingresados por lo que el saldo acumulado por las multas judiciales impuestas por los jueces en audiencias no se registra a tiempo.

Los resultados antes expuestos, deja evidencia la necesidad de efectuar un examen especial al componente 124 deudores finacnieros para ello se propone seguir el proceso de auditoria como se evidencia en el siguiente grafico.

Figura 2

Proceso de auditoria

 

FASE 1: PLANIFICACIÓN

Con respecto a la planificación preliminar se solicitó a la entidad el estatuto organico,auditorias anteriores, base legal,estados financieros entre otros con la finalidad de tener un conocimiento general de como se encuentra  la entidad.

La entidad se denominada como Dirección Provincial Consejo de la Judicatura de Cañar; ubicada en el cantón Azogues Calle Emilio Abad y Solano; teléfono 07 3704200; la jornada de trabajo se dé: 8:00 a 13H: 00 y 14:00 a 17:00.

A través del R.O.103, abril once de mil novecientos sesenta y siete se crea en la capital del Cañar, la Corte Superior de Justicia con sala única, su Ministro Fiscal y jurisdicción provincial. Por mandato de la Ley 68 publicada en el Registro Oficial 279 del diecinueve de marzo de mil novecientos noventa y ocho, se crea la delegación distrital del Consejo de la Judicatura, ente de gobierno, administrativo y disciplinario de la Función Judicial, autónoma jurídica y administrativamente.

En el 2004, cambia su denominación a Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura Cañar, como EOD, la misma que se mantiene hasta la actualidad con la siguiente estructura orgánica:

Figura 3

Estructura a nivel desconcentrado

 

A si mismo,  el Consejo de la Judicatura (2014) tiene como misión proporcionar un servicio de calidad, y calidez hacia los usuarios externos e internos con el lema Justicia para todos de esta manera se cumplirán las metas planteadas.

 Por otra parte, su visión es impulsar  constantemente la modernización en el sistema de justicia; garantizar y promover una atención optima con calidad y transparencia para  alcanzar los objetivos; institucionalizar la meritocracia en el sistema de justicia y, Combatir la impunidad contribuyendo a mejorar la seguridad ciudadanía, apegado a leyes, políticas y disposiciones.

Con los insumos obtenidos en la primera fase, se aplicó en la  planificación especifica el analisis de la importancia monetaria del componente 124, y se estableció las cuentas con mayor riesgo a ser examinadas, se preparó además, los papeles de trabajo como se visualiza en tabla 2.

 

Tabla 2

Saldos contables analisis vertical

 

 

Del análisis se desprende que la cuenta 124.96.02 en el año 2018 tiene una proporcionalidad del 18.09% con relación al total de activos de la entidad, en consecuencia, se muestra en la tabla 2 que los recursos monetarios de $ 2´361.893,35 involucrados en estas cuentas son considerables, con un riesgo inherente.

 

Tabla 3

Saldos contables análisis horizontal

 

 

La cuenta que registra y controla las coactivas por multas, se reclasifica para el 2018 a la cuenta contable 124.96.02. Anticipos de fondos por devengar de entidades que conforman el PGE. Del presente análisis se determinó que existe una variación con un incremento significativo en el año 2018 con relación al 2017 del 72,74% en unidades monetarias de $ 1`718.051,04; dando un saldo final de $ 2´361.893,35.

Para proporcionar una seguridad razonable y confiable de las operaciones realizadas se emplea un cuestionario en base a los componentes del control interno según tabla 4.

 

Tabla 4

Evaluación del sistema de control interno

 

 

Con el resultado de la valoración del control interno se determinó que el nivel de confianza es del 42,86%, calificando como bajo, y por diferencia el riesgo inherente es del 57,14%, calificado como Alto. Este resultado preliminar indicó la necesidad de aplicar pruebas de cumplimiento y sustantiva.

Con los resultados obtenidos en la matriz evaluación y calificación de los riesgos de auditoria se establece un programa de auditoria que servirá de insumo para la fase de ejecución como se muestra en tabla 5.

 

 

 

 

 

 

 

Tabla 5

Programa de auditoria

 

 

FASE 2: EJECUCIÓN

Seguidamente en la fase de ejecución se tomó como muestra varios procesos que reposan en los archivos de la institución, con la finalidad de verificar el registro oportuno de las transacciones.

·       De la muestra tomada para la comprobación del registro oportuno de las operaciones, se pudo constatar que, de los 12 procesos registrados en el sistema e-SIGEF,11 no fueron registrados oportunamente.

·       De la muestra tomada aleatoriamente sobre los documentos de sustento se pudo constatar que de los 12 procesos registrados en el sistema e-SIGEF, si disponen de documentos de sustento.

Se procedió a entrevistar al responsable de coactivas sobre la existencia de un plan o política de cobro de coactivas.  

·       Como respuesta indica que la entidad no cuenta con ningún plan o política de cobro por las multas a los infractores, el cobro se lo realiza en las medidas de las posibilidades de conformidad a la orden de cobro y demás documentos que legalmente sirven de sustento para las exigencias de pago.

·       Sobre la verificación adecuada del archivo se realizó una observación como medio de revisión con la finalidad de constatar el manejo adecuado de los espacios destinados para archivo de los expedientes de coactivas, se verificó lo siguiente:

Que, el espacio de archivo se ha ubicado en el séptimo piso de la entidad; la única puerta de acceso al interior del archivo físico, tiene el control con la huella digital del contador; el archivo no se encuentra debidamente organizado ni digitalizado y el interior no dispone de un sistema de circuito de video vigilancia, por lo que impide su fácil control ubicación y manejo.

Se entrevistó al contador como parte del área involucrada para determinar la realización de ajuste contable para conciliar saldos, cuyo objetivo es comprobar la realización de ajustes contables que permitirán la conciliación del saldo contable con coactivas de la cuenta deudores financieros, como resultado indica que no se realizaron ajustes contables que permitan la conciliación de los saldos.

De la entrevista aplicada se determinó que no se realizaron ajustes contables para conciliar saldos con coactivas según tabla 6.

 

Tabla 6.

Análisis sobre la conciliación de saldos contables con coactivas

 

Período: desde enero 1 hasta el 31 de diciembre de 2018
Cedula Analítica
Grupo: 124 deudores financieros
Reporte de coactivas,		Reporte de contabilidad		Diferencia No. Procesos	Diferencia saldo
No. Procesos pendientes de cobro	Saldo coactivas	No. Procesos pendientes de cobro	Saldo contable
1.284	5.500.420,59	642	$ 2.361.893,35	642	$ 3.138.527,24
Observación: Saldo no conciliado

 

Del análisis realizado se pudo determinar que no está debidamente conciliado el saldo contable con coactivas, existe una diferencia de $ 3´138.527,24 y de 642 procesos no registrados contablemente.

En base a los insumos compilados de las fases anteriores se procede a elaborar la hoja de hallazgos según tabla 7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabla 7

Desarrollo hoja de hallazgos

 

 

Fase 3: Comunicación de resultados

En la comunicación de resultados se presenta el informe a los sujetos relacionados con el propósito de que las autoridades competentes tomen las decisiones correctivas.

Informe de examen especial al componente 124 deudores financieros

Señores Directivos:

He practicado un examen especial al componente 124 deudores financieros al área financiera y departamento de coactivas, por el período comprendido entre el uno de enero al treinta y uno de diciembre de dos mil dieciocho, este examen se enfocó en el análisis y revisión de los saldos de la cuenta 124, mismas que se encontraron en  el sistema de información financiera que a su vez fueron clasificados y analizados la parte pertinente, como son la cuenta: 124.83.17 “cxc años anteriores renta de inversiones y multas”, 124.85.17 “cxc del año anterior de inversiones y multas” y 124.96.02 “De anticipos de fondos por devengar de entidades que conforman el PGE”;  y la evaluación del sistema de CI.

Mi responsabilidad como auditora, es emitir un dictamen en base a los procedimientos apropiados con la finalidad de presentar una información veraz, confiable y oportuna, exponiendo los resultados obtenidos sobre el examen especial realizado.

Los riesgos en los procesos pueden causar errores significativos, a pesar de evaluaciones de auditoria y la aplicación diaria del sistema de control interno, los cambios del entorno interno y externo son causas suficientes para activar los impactos en las actividades y objetivos de la organización.

Realicé el examen especial de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental Ecuatoriana aplicables a una auditoría. El marco legal aplicable al trabajo fue debidamente planificado con el objetivo de identificar saldos no razonables, fallas en la operatividad del sistema de control interno, no se cumplieron con el estándar de la norma, y por ende la información que se obtenga sea veraz respecto al examen realizado.

Considero que este proceso analítico incluye mi opinión referente a la información analizada en las cuentas respectivas sometidas al examen.

Puedo concluir que las cuentas del componente analizado deudores financieros tiene errores relevantes, los saldos contables no tiene igualdad con la información registrada en la unidad de coactivas, que está a cargo de recibir, registrar y archivar expedientes en físico y digital, por lo cual expreso que los reportes contables del componente en referencia, es inconsistente.   

El examen especial produjo la detección de fallas en el sistema interno de control, que redunda en procedimientos inapropiados no alineados al marco legal, que orienta en el forma de mantener actividades efectivas, eficientes y de calidad en la utilización de los recursos públicos.

Por la naturaleza del examen especial, se explican detalladamente los aspectos más importantes en el siguiente informe.

Azogues, septiembre 17 del 2019

Atentamente,

Ing. Fabiola González Andrade

 

 

RESULTADOS ALCANZADOS

Estos resultados producto del proceso investigativo se refieren de modo especial a las cuentas por cobrar años anteriores renta de inversiones y multas, cuentas por cobrar del año anterior renta de inversiones y multas y anticipos de fondos por devengar de entidades que conformar el PGE; asignados contablemente al grupo 124 deudores financieros, en relación a su enfoque financiero se determinó que: De la revisión realizada al área de contabilidad y coactivas se analizó que el departamento no cuenta con una política para el cobro de expedientes coactivos a los infractores por multas mediante resoluciones judiciales, incumpliendo la norma 405-10 la responsabilidad que tiene el encargado de las cobranzas al momento de registrar las transacciones realizadas en forma diaria, así como la conciliación de los valores recaudados; en caso de presentar inconsistencias informar y hacer gestiones de cobro pertinentes; con el afán de evitar cuentas x cobrar. Las condiciones analizadas se deben a que el funcionario responsable no está actualizado con la normativa vigente, a pesar de que el contador realiza trimestralmente un informe sobre la cuenta por cobrar lo que ocasiona acumulación del saldo, valores de difícil cobro y sobrestimación por saldos de la cuenta analizada. Como conclusión, La falta de un plan o política de cobro por coactivas, ocasiona valores incobrables y sobrestimación del saldo de la cuenta deudores financieros. Se recomienda a la Directora Provincial, dispondrá al coordinador financiero y administrativo el establecimiento de una política de gestión de cobro por coactivas y el informe mensual de dicha actividad.

En la inspección del  archivo físico de coactivas se detectó que no se encuentra debidamente organizado ni digitalizado para su fácil control, ubicación y manejo, al respecto, la norma  “405-04 expresa  que la máxima autoridad dispondrá mantener un archivo cronológico debidamente respaldado por área de manera que sea de fácil acceso y verificación esto durante los años establecidos por la ley; con la finalidad de entregar una información oportuna durante la aplicación de la auditoria”, Está falencia se debe a la falta de espacio físico  en el edificio institucional  lo que ocasiona riesgos en el control, mantenimiento y ubicación del archivo documental por coactivas. Como conclusión, la falta de archivo físico y digital organizado en los procesos de coactivas, ocasiona riesgos en el control del archivo documental. Se recomienda a la Directora Provincial autorizar por escrito al coordinador financiero, la organización el archivo documental de todos los procesos financieros, particularmente de coactivas para lo cual se facilitará los recursos pertinentes por parte de la entidad.

Del examen realizado se determinó que no se realizan ajustes contables para conciliar y confirmar saldos por coactiva, al respecto la norma de control interno manifiesta en su parte pertinente “405-10 la responsabilidad que tiene el encargado de las cobranzas al momento de registrar las transacciones realizadas en forma diaria, así como la conciliación de los valores recaudados; en caso de presentar inconsistencias informar y hacer gestiones de cobro pertinentes; con el afán de evitar cuentas x cobrar”, esto se debe a la falta de gestión por parte del responsable de la unidad financiera para iniciar el proceso de confirmación y conciliación de saldos lo que ocasiona saldos contables que no responden a la realidad financiera de la entidad. Como conclusión la falta de conformación y conciliación de saldos permite la producción de reportes financieros no razonables. Se recomienda al coordinador financiero, disponer por escrito al contador de la entidad que coordine acciones con la unidad de coactivas para cruzar información que permita la conciliación y confirmación de saldos pendientes por coactivas.

Del análisis realizado se pudo determinar que no está debidamente conciliado el saldo contable con coactivas, incumpliendo la norma de control interno “405-11 que señala la realización de la conciliación de los registros cotejando los saldos de los auxiliares contra los saldos del mayor general; para ello se efectuarán constataciones físicas sorpresivas; de manera que garantice la honestidad y existencia física”,  esto se debe a la falta de conocimiento de la normativa por parte del responsable de la unidad financiera para realizar el análisis pertinente, lo que en efecto ocasiona una diferencia relevante de $ 3´138.527,24 y de 642 procesos que no están registrados contablemente imposibilitando la gestión de cobro y un saldo subestimado de la cuenta .Como conclusión se menciona que no se realizan conciliación de saldos contables de la cuenta deudores financieros por coactivas ocasionando reportes financieros no ajustados a la realidad. Como recomendación a la Directora Provincial, solicitará por escrito al coordinador financiero y de coactivas, coordinar acciones para gestionar los ajustes que permitan la conciliación de los saldos contables, así como el departamento de coactivas informará periódicamente su avance de acuerdo a tabla 8.

 

Tabla 8.

Implementación de recomendaciones

 

Dirigido a:	Responsable	Plazos asignados	Medio de verificación
Directora Provincial	Dra. Karina Alvarado Ríos	ago-19	Autorización por escrito
Recomendación
Dispondrá al coordinador financiero y administrativo el establecimiento de una política de gestión de cobro por coactivas y el informe mensual de dicha actividad.
Actividades a realizar
Elaboración del informe mensual de gestión de cobro.
Dirigido a:	Responsable	Plazos asignados	Medio de verificación
Directora Provincial	Dra. Karina Alvarado Ríos	ago-19	Disposición por escrito
Recomendación
Autorizará por escrito al coordinador financiero, la organización el archivo documental de todos los procesos financieros, particularmente de coactivas para lo cual se facilitará los recursos pertinentes por parte de la entidad.
Actividades a realizar
Coordinación de acciones entre la Unidad de Coactivas y Área Financiera para conciliar cuentas contables.
Dirigido a:	Responsable	Plazos asignados	Medio de verificación
Directora Provincial	Dra. Karina Alvarado Ríos	sep-19	Disposición por escrito
Recomendación
Solicitará por escrito al coordinador financiero y de coactivas, coordinar acciones para gestionar los ajustes que permitan la conciliación de los saldos contables y de coactivas en informará periódicamente su avance.
Actividades a realizar
Informes periódicos sobre ajustes contables de la cuenta 124 deudores financieros.

 

 

 

REFERENCIAS CONSULTADAS

1.    Consejo de la Judicatura. (2014). Estatuto integral de gestión organizacional por procesos del Consejo de la Judicatura a Nivel Central y Desconcentrado. Quito.

 

2.    Constitución de la República del Ecuador. (2008). Constitución de la República del Ecuador. Quito: Registro oficial 449.

 

3.    Contraloría General del Estado. (2009). Normas de control interno; Registro Oficial Suplemento 87 de 14-dic.-2009. Quito.

 

4.    Fonseca, O. (2007). Auditoria Gubernamental Moderna. (I. d. Control-IICO, Ed.) Lima: Enlace Gubernamental S.A.C.

 

5.    Herreros, S. (2014). Planificación de la auditoria. España: ELEARNING S.L.

 

6.    Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. (18 de Diciembre de 2015). Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Quito.

 

7.    Luna, Y. B. (2012). Auditoría Integral. Colombia: Ecoe ediciones.

 

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9.    Morales, H. S. (2012). Introducción a la auditoria (Vol. Primera Edición). México: ISBN 978-607-733-137-7.

 

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12. Rodríguez Rodríguez, S., Crúz, Y., & Puertas, A. (2017). Indicadores para la comercialización de productos derivados de lotes caprinos (capra hircus), hacia una estrategia endógena de marketing en Colina – Zamora, Falcón, Venezuela. Revista Arbitrada Interdisciplinaria Koinonía, 2(3), 198--212. Recuperado de http://fundacionkoinonia.com.ve/ojs/index.php/revistakoinonia/article/view/63/50

 

13. Tapia Iturriaga, C. K., Guevara Rojas, E. D., Castillo Prieto, S., Rojas Tamayo, M., and Sa-lomon Doroteo, L. (2013). Fundamentals of Audit. Mexico: National Federation of Accountants.

 

 

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