El presente trabajo de investigación consistió en elaborar un manual de contabilidad para la empresa comercial “TRABIO” que permita el registro adecuado de las operaciones económicas sustentadas en la normativa vigente. El manual contable es el documento en el que se definen las políticas, cuentas y procedimientos contables de una empresa, que permite la sistematización del registro de sus operaciones y la preparación de sus estados financieros. Este manual contable fue creado para una empresa comercial “TRABIO” que tiene las instrucciones necesarias para el personal de trabajo, del área financiera, los cuales conocerán los distintos movimientos y registros contables que posee la empresa comercial, a la vez también tendrá un manejo correcto de las cuentas.

Descriptores: Contabilidad; financial administration; política financiera. (Tesauro UNESCO).

ABSTRACT

The present research work consisted of preparing an accounting manual for the commercial company "TRABIO" that allows the proper recording of economic operations based on current regulations. The accounting manual is the document that defines the policies, accounts and accounting procedures of a company, which allows the systematization of the registration of its operations and the preparation of its financial statements. This accounting manual was created for a commercial company "TRABIO" that has the necessary instructions for the working staff of the financial area, which will know the different movements and accounting records that the commercial company has, at the same time it will also have a correct management of the accounts.

Descriptors: Accounting; financial administration; financial policy. (UNESCO Thesaurus).

INTRODUCCIÓN

Esta investigación busca, reforzar las bases contables y administrativas, aplicables en la empresa, para ser usadas en el desarrollo empresarial, usando la normatividad como herramienta significativa para el área financiera y servirá para aclarar dudas e inquietudes (Gamboa-Salinas et al. 2018). En consecuencia, la contabilidad es una ciencia que se encarga de registrar transacciones realizadas por la entidad dentro de un periodo de tiempo con la finalidad de generar información para formar registros financieros óptimos para la toma de decisiones dentro de un ente económico. El ser humano ve la necesidad de controlar los recursos que posee para lo cual crea el control interno como una herramienta de supervisión para examinar la operatividad de una organización (Ramirez, 2018, p. 54).

El Control Interno ha existido siempre. Desde que se crearon las primeras organizaciones existe la necesidad de implantar controles sobre las personas que en ellas participan y sobre sus operaciones (Baquero, 2013, p. 34); por consiguiente, el Control Interno asegura que la información contable sea confiable frente a los fraudes dando una eficiencia y eficacia operativa para ejecutar las actividades. Un sistema de control interno es fundamental para las entidades ya que este integra normas y procedimientos para el flujo de toda la información administrativa financiera, de forma detallada para las distintas operaciones que realiza la entidad. El control interno beneficia a la empresa al brindar una seguridad sobre la razonabilidad de los estados financieros (Tracie Nobles, 2018, p. 36).

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública altamente capacitados, la contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. La implantación de un manual Contable, permitirá obtener información confiable, útil y real para la toma de decisiones y, además se podrá hacer los correctivos necesarios e inmediatos para el buen funcionamiento, desarrollo y avance de los negocios (Erazo, 2015).

De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. Este manual fue constituido de acuerdo con la información obtenida de la empresa, cabe recalcar que se tomó en cuenta las necesidades de dicha empresa, tomando en cuenta las Normas Internacionales de Información Financiera, para el registro contable adecuado de cada una de las cuentas.

La contabilidad se evidencia a través de la anotación adecuada de las transacciones económicas efectuadas por un ente mercantil a partir de documentos que se generan o expiden. Como prueba evidente del hecho, los libros que se hayan previsto dentro del sistema deben estar diseñados convenientemente a fin de permitir el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en fuente de información idónea (Salazar-Carvajal, 2018).

Las organizaciones se encargan de impartir el conocimiento de lo que deben tomar en cuenta que las condiciones en las que se lleva a cabo el manual, estas actividades se van cambiando conforme pasa el tiempo y los elementos que no se pueden cuantificar físicamente, como la innovación que se realiza tanto en técnicas, los manuales cada vez están tomando mayor fuerza como recursos importantes para crear ventajas competitivas en las empresas (Ortiz, 2018, p. 24).

El manual es de importancia dentro de las empresas comerciales para el desarrollo efectivo dentro de la entidad basándose en las normativas vigentes, para la obtención de resultados eficaces al momento de realizar los registros de operaciones contables diariamente, el motivo de la realización de este proyecto es para englobar todo lo que debe funcionar correctamente en varias empresas comerciales, para llevar a cabo una organización con todas las medidas correspondientes para que no exista perdidas dentro de las entidades.

La carencia de un apropiado flujo de información, el cual determine el correcto proceso de los datos contables - financieros se debe desarrollar en el departamento de contabilidad; esto conlleva a que en la compañía exista duplicidad de funciones en las actividades que se desarrolla. Además, existe desorden en las funciones del personal de los diferentes departamentos, lo cual trae como consecuencias informes pocos confiables para la gerencia en la respectiva toma de decisiones.

Por lo que esta investigación plantea diseñar un manual de contabilidad para empresas comerciales que permitan el registro adecuado de las operaciones económicas sustentadas en la normativa vigente.

MÉTODO

En la presente investigación se aplicó la modalidad cualitativa, la que permitió ayudar a investigar completamente las cuentas, llegando a conocer las cualidades y funciones da cada una de ellas, utilizadas en la empresa comercial, cabe mencionar que esta modalidad permite estar próximos al mundo empírico, están destinados asegurar un estrecho margen entre los datos y lo que la gente realmente dice y hace. Escuchándolos hablar sobre lo que tienen en mente y viendo los documentos que producen, el investigador cualitativo obtiene un conocimiento directo de la vida social, no filtrado por conceptos, definiciones operacionales y escalas clasificatorias.

La población estuvo conformada por dos personas, siendo estas el Gerente y el supervisor del área contable. El instrumento para realizar la entrevista y obtener mejores resultados, fue la guía de entrevista la cual estuvo conformada por 10 preguntas y se lo realiza para saber sobre los procedimientos y políticas que tiene la empresa para la elaboración del proceso contable. Los datos obtenidos, se analizaron mediante técnica de análisis de contenido.

RESULTADOS

La empresa “TRABIO” busca distribuir prendas de vestir de alta calidad, de acuerdo a los gustos y tendencias del mercado, logrando plena satisfacción de nuestros clientes, contribuyendo al desarrollo económico del país y maximizando el valor para los encargados, ofrecer a nuestro personal un entorno laboral estable y plenamente identificado con los objetivos de la empresa y con la integración de cada uno de nosotros.

1.- ¿Para usted qué importancia tiene la contabilidad hoy en día?

Entre las personas encuestadas, dieron a conocer que es el elemento más importante en toda empresa o negocio, por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.

2- ¿Para usted cuales son los beneficios de contar con un manual contable en la empresa?

Su opinión fue que existen varios beneficios de llevar un manual contable en la empresa se podrá saber en todo momento lo que te deben y lo que debes, de manera fácil, y entendible gracias al manual.

3.- ¿Qué tan importante cree usted que es tener un manual de contabilidad en la empresa?

Los entrevistados manifestaron que al realizar la Contabilidad en un negocio es uno de los procesos más importantes y clave dentro del departamento de Administración.

Pero, además internamente, servirá para conocer el estado y “salud” del negocio. Gracias al manual contable se evitará cometer errores.

4.- ¿Qué considera usted acerca del ciclo Contable?

De la información recibida por parte de los colaboradores se dice que es el registro de forma cronológica y de manera fiable cada transacción en su respectivo Libro diario con el fin de analizar, elaborar y preparar la información financiera.

5.- ¿Usted cree que la Contabilidad tiene que ver en la toma de decisiones de una empresa?

Las personas encuestadas dieron a conocer que cuando hablamos de contabilidad en una empresa nos referimos a las técnicas que se emplean para poder recoger todos los movimientos contables que esta lleva a cabo. Gracias a la revisión y estudio de los datos, es posible implementar modelos de control y llegar a la toma de decisiones en la empresa.

6.- ¿Para usted cuáles son los beneficios de llevar un registro Contable?

Dieron a conocer algunos como:

· Tener un registro detallado de los bienes de la empresa.

· Controlar el flujo de efectivo teniendo en cuenta las necesidades de la empresa.

· Soporte de los movimientos financieros antes terceros.

· Registrar las responsabilidades financieras de la empresa.

7.- ¿Cuál sería la razón de llevar la Contabilidad en una empresa?

Para nuestros dos entrevistados la razón seria, llevar al día la contabilidad del negocio permite tener visibilidad acerca de lo que está sucediendo en el negocio, lo cual supone una ventaja para la empresa ya que permite tomar mejores decisiones en un futuro, así como prever posibles bajadas y subidas, disminuyendo la incertidumbre.

8.- ¿Está de acuerdo que la correcta aplicación contable favorece al crecimiento empresarial?

La respuesta de las personas entrevistadas fue que los registros contables en una empresa son esenciales para su éxito, ya que, además de ayudar en la toma de decisiones estratégicas, es la manera de evaluar constantemente el estado de sus finanzas y garantizar su rentabilidad. Es de suma importancia el llevar una correcta contabilidad en la empresa es tal que sin ella no sabrías cuánto dinero entra y sale de la empresa ni se podría planear para el crecimiento futuro.

9.- ¿Qué aspectos negativos tendría no llevar la Contabilidad en una empresa?

Dieron a conocer algunos como:

· No se conocería el estado de salud de nuestra empresa

· Se podría renunciar a algunos beneficios fiscales

· Se estaría más expuestos a multas y sanciones

· Perder el control de las cuentas

· Puede afectar a los empleados

· Limita las opciones de financiación

10.- ¿Cree usted que contar con un manual contable en la empresa sea de gran utilidad para evitar errores?

De acuerdo con los resultados obtenidos de la encuesta realizada a los 2 trabajadores de la empresa comercial “TRABIO” dijeron que es una guía óptima, de cómo y dónde registrar todas las transacciones financieras de un negocio, y ayuda al Control Interno asegura que la información contable sea confiable frente a las dudas, estos ayudan a minimizar los errores operativos financieros.

Con lo anteriormente investigado se propone el siguiente manual de contabilidad:

Proceso Contable

El proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una entidad u organización. Dicho ciclo es esencial para toda empresa ya que gracias a ella se podrá ver los gastos e ingresos, y así realizar proyecciones, evitando muchas veces crisis que pueden llevar al cierre de la compañía (Alcarria, 2018).

Figura 1. Proceso contable.

Elaboración: Los autores.

Organigrama del departamento de contabilidad

Figura 2. Organigrama del departamento contable.

Elaboración: Los autores.

Transacción. - “La transacción es una operación que se lleva a cabo entre dos o más partes y que su objetivo es el intercambio de bienes o servicios a cambio de un determinado capital. Normalmente el término suele hacer referencia al intercambio de bienes y servicios de índole económica que implique transacción de dinero para comprar el bien o servicio” (Bernard, 2015, p. 11).

Principios de contabilidad generalmente aceptados

Equidad: Es una guía de orientación, en íntima relación con el sentido de lo ético y justo, para la evaluación contable de los hechos que constituyen el objeto de la contabilidad (Munch, 2010).

Partida doble: Esta duplicidad presenta siempre una igualdad entre las sumas que figuran en Debe y Haber (Munch, 2010).

Ente: El principio de ente o Principio de Entidad establece el supuesto de que el patrimonio de la empresa se independiza del patrimonio personal del propietario, considerado como un tercero (Munch, 2010).

Bienes económicos: Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos; es decir, bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico (Munch, 2010).

Empresa en marcha: Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una "empresa en marcha" (Munch, 2010).

Valuación al costo: Implica que no debe adoptarse como criterio de valuación el de "valor de mercado", entendiéndose como tal el "costo de reposición o re-fabricación" (Munch, 2010).

Período: En la "empresa en marcha" es indispensable medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros (Munch, 2010).

Nomenclaturas de las cuentas

1.1 Activo

1.1.1 Activo corriente

1.1.01 Caja

1.1.02 Caja chica

1.1.03 Bancos

1.1.04 Inventario de mercadería

1.1.05 Suministros de aseo

1.2 Propiedad, Planta y equipo

1.2.01 Terrenos

1.2.02 Vehículo

1.2.03 Depreciación acumulada vehículo

1.2.04 Maquinaria y equipo

1.3 Otros activos

1.3.01 Documentos por cobrar

1.3.02 Cuentas por cobrar

2. Pasivo

2.1 Pasivo corriente

2.2 No corrientes

2.3 Diferidos y otros pasivos

2.3.01 Arriendos cobrados por anticipado

2.3.02 Ingresos cobrados por anticipado

2.3.03 Ingresos cobrados por anticipado

2.3.04 Anticipo clientes

3. Patrimonio

3.1 Capital social

3.1.01 Capital accionario

3.1.02 Aportes futuras capitalizaciones

3.2 Reservas

3.2.01 Reservas legales

3.3 Resultados

4. Ingresos

4.1 Ingresos operacionales

4.1.01 Ventas de artículos terminados

4.1.02 Ingresos por servicios prestados

4.2 Ingresos no operacionales

4.2.01 Intereses ganados

4.2.02 Ingreso por multas

4.2.03 Descuentos ganados en inversiones

5. Gastos

5.1 Gasto operaciones

5.1.01 Gastos Sueldos y salarios

5.1.02 Gastos Suministro de oficina

5.1.03 Beneficios y prestaciones sociales

5.1.04 Comisiones a vendedores

5.1.05 Horas extras

5.1.06 Subsidio familiar

5.2 Gastos no operacionales

5.2.01 Bonificaciones especiales a trabajadores

5.2.02 Agasajo a socios y trabajadores

Estado de situación inicial

Tabla 1.

Estado de Situación Inicial.

Diagrama

Descripción generada automáticamente

Libro diario

Tabla 2.

Detalles del libro diario.

Tabla

Descripción generada automáticamente

Sistema de Kardex

Tabla 3.

Cálculo de Kardex Método Promedio.

Depreciación

Tabla 4.

Detalles de la depreciación.

Tabla

Descripción generada automáticamente

Libro MAYOR

Tabla 5.

Mayorización.

Imagen de la pantalla de un celular con letras

Descripción generada automáticamente con confianza media

Balance general

Tabla 6.

Balance general.

Estado de resultados

Tabla 7.

Estado de Resultados

Estado de comprobación

Tabla 8.

Estado de comprobación.

Tabla

Descripción generada automáticamente

DISCUSIÓN

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. Son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa (Viloria & Zapata, 2018).

El Control Interno asegura que la información contable sea confiable frente a los raudes dando una eficiencia y eficacia operativa para ejecutar las actividades. Un sistema de control interno es fundamental para las entidades ya que este integra normas y procedimientos para el flujo de toda la información administrativa financiera, de forma detallada para las distintas operaciones que realiza la entidad. El control interno beneficia a la empresa al brindar una seguridad sobre la razonabilidad de los estados financieros (Vivanco-Vergara, 2017).

En el caso de la empresa motivo de estudio debe sustentarse en manual que es un documento que sirve de guía para los funcionarios y empleados de la empresa, proporcionando información acerca de la ejecución de operaciones contables para la realización de una actividad o tarea específica, es flexible y se adapta a la estructura de la empresa, además le permitirá conocer los procedimientos contables financieros encaminados a desarrollar eficientemente la actividad económica.

CONCLUSIONES

Se pudo identificar que la empresa no cuenta con procedimientos contables y financieros que permitan el mejor manejo. Al establecer políticas, procedimientos y diseñar formularios contables financieros, en la empresa se realizarán los registros bajo un soporte real en la información contable financiera y las operaciones se registrarán correctamente.

Con el análisis realizado se pudieron priorizar estrategias para que la empresa implemente el manual de procedimientos contables para el correcto registro de la información de la empresa.

Se presentó una propuesta direccionada al diseño de formularios contables y de verificación que permitan realizar el debido registro de los movimientos de la empresa comercial “TRABIO”.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTO

A la Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato; por apoyar el desarrollo de la investigación.

REFERENCIAS CONSULTADAS

Alcarria, J. (2018). Contabilidad financiera [Financial accounting]. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/que-es-contabilidad-financiera/.

Baquero, M. (2013). Manual Práctico de Control Interno [Practical Manual of Internal Control]. Barcelona: PROFIT.

Bernard, H. (2015). Principios de Contabilidad [Accounting Principles]. Colombia: Norma S.A.

Erazo, L. (2015). Contabilidad [Accounting]. Cali - Colombia: E.conta.

Gamboa-Salinas, J., Jordán Vaca, J., & Pérez Salinas, M. (2018). Aplicación Básica de la Contabilidad Comercial [Basic Application of Commercial Accounting]. Publicaciones Y Libros - Consejo Editorial UTA, 0(1). doi:10.31164/ceuta9789978978214

Munch, L. (2010). Administración [Administration]. Mexico: PEARSON EDUCACIÓN.

Ortiz, D. (2018). Contabilidad General [General Accounting]. Mexico: https://contabilidad general.com /libros-de-contabilidad/.

Ramirez, D. (2018). Contabilidad Administrativa [Management Accounting]. USA: McGraw Hill Intermericana. Recuperado de https://n9.cl/5ldqf

Salazar-Carvajal, P. P. (2018). Principios de la contabilidad pura [Principles of pure accounting]. Revista Visión Contable, (17), 141–157. https://doi.org/10.24142/rvc.n17a5

Tracie Nobles, B. (2018). Contabilidad de Horngren [Horngren Accounting]. Colombia: Décima Edición.

Viloria, A., & Zapata, V. (2018). Manual de normas y procedimientos contables para el área de cuentas por cobrar de la empresa “inversiones M.C.H., C.A.” [Accounting standards and procedures manual for the accounts receivable area of the company "Inversiones M.C.H., C.A."]. Revista Enfoques, 2(6), 138–148. https://doi.org/10.33996/revistaenfoques.v2i6.36

Vivanco-Vergara, I. M. E. (2017). Los manuales de procedimientos como herramientas de control interno de una organización [Procedure manuals as tools for internal control in an organization]. Universidad Y Sociedad, 9(3), 247-252. Recuperado a partir de https://rus.ucf.edu.cu/index.php/rus/article/view/637

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