El control contable es un proceso de recolección, clasificación y jornalización, evaluando los resultados para tomar decisiones que favorezcan el logro de objetivos, sirviendo de guía para realizar los procedimientos contables en el cual se detallan procesos a seguir para el correcto manejo de cada cuenta. La presente investigación tiene como objetivo proporcionar una herramienta contable que oriente la aplicación y manejo adecuado de procedimientos de la actividad comercial, facilitando una adecuada presentación de Estados Financieros, proporcionando a los propietarios el registro adecuado de cada una de las cuentas. La investigación fue de tipo documental, Bajo esta perspectiva, el estudio se apoya en la revisión de documentos, con el propósito de recopilar datos, tal como sucedió en este caso obteniendo como resultado que el control contable es esencial para una empresa ya que contiene los hechos económicos que serán utilizados para garantizar el correcto funcionamiento financiero de la empresa.

Descriptores: Control; contable; comercio; empresa; finanzas. (Tesauro UNESCO).

ABSTRACT

Accounting control is a process of collection, classification and journalization, evaluating the results to make decisions that favor the achievement of objectives, serving as a guide to carry out accounting procedures in which processes to be followed are detailed for the correct management of each account. The objective of this research is to provide an accounting tool that guides the application and proper management of commercial activity procedures, facilitating an adequate presentation of Financial Statements, providing owners with the adequate registration of each of the accounts. The research was of a documentary type. Under this perspective, the study is based on the review of documents, with the purpose of collecting data, as happened in this case, obtaining as a result that accounting control is essential for a company since it contains the economic facts that will be used to guarantee the correct financial functioning of the company.

Descriptors: Control; accountant; trade; business; finance. (UNESCO Thesaurus).

INTRODUCCIÓN

En América Latina y el Caribe se ha experimentado que las empresas que podrían cerrar como consecuencia de la crisis mundial dada por la pandemia están consideradas dentro de los sectores dedicados a: explotación de minas y canteras, suministro de electricidad, gas y agua , agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca, servicios sociales y de salud, intermediación financiera, enseñanza construcción, transporte, almacenamiento y comunicaciones, industria manufacturera, actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler hoteles y restaurantes, así como también otras actividades comunitarias, sociales y personales, y el comercio al por mayor y menor.

En lo referente al tipo de empresas según su constitución, como se ven afectadas por la crisis mundial, se observa que han disminuido en el 20.70% las microempresas, seguidas por las pequeñas empresas en un 7.10%, esto se ve reflejado en América Latina y el Caribe en el año 2021.

Las empresas comerciales realizan actividades económicas organizadas, como compra y venta de productos que bien pueden ser materias primas o productos terminados según López, (2020) podemos conocer que “Una empresa comercial es una sociedad mercantil que se dedica a comprar bienes para luego venderlos sin transformarlos”, por consiguiente son aquellas que se encargan de comprar bienes y servicios a otras empresas con la diferencia de que venden a un costo más elevado para de esta manera obtener mayores ingresos y utilidades los mismos que serán a provechados al máximo por la misma. (Gamboa, Enrique, & Pérez, 2017).

En Ecuador las experiencias afrontadas demuestran que, a pesar de las adversidades históricas que ha vivido la sociedad empresarial en Ecuador, ha sido la época de la covid-19 cuando las pymes han comenzado a insertarse en el ecosistema digital; sin embargo, solo es el primer paso y aunque parezca un paso grande no es suficiente, pues las bondades tecnológicas abren una pluralidad de opciones tanto individuales como colectivas, donde las colaboraciones entre empresas de diferentes actividades se unen para atender un mismo mercado meta o similares, y en muy corto plazo pueden llegar a un mayor número de potenciales clientes de una manera más rápida. Por ejemplo: colaboración entre empresas y fundaciones, entre una farmacia (compras en línea) y servicios profesionales médicos en línea, así como compras en línea en supermercados y servicio de domicilios por parte ciclistas, entre otros. (Useche, et. al, 2021)

Al revisar las estadísticas del Observatorio de la PyME de la Universidad Andia del Ecuador, en lo referente al crecimiento económico de la microempresa a nivel nacional, se muestra que para el cuarto trimestre de 2021 existió un crecimiento del 0.7% en lo que refiere a la variación de la producción nacional trimestral, cuando se hace la comparación del Producto Interno Bruto (PIB) alcanzado en el cuarto trimestre de 2021 con el de un año atrás, se observa un incremento de la producción del 4.9%, en tal virtud entre enero y diciembre de 2020, el Ecuador alcanzó un PIB de USD 69.068 millones de dólares, lo cual es 4.23% más a lo registrado en el año 2020.

Para marzo de 2022, el índice de confianza empresarial -ICE registró un valor de 1570.6 puntos, lo cual representa una variación positiva del 7.36%, en comparación a lo registrado un año atrás. En relación con el índice de confianza del consumidor, en marzo de 2022, se observa que este indicador registró 36.7 puntos, lo cual indica una variación anual positiva de 16.1%. Finalmente, durante el mes de febrero del 2022, el índice de actividad económica coyuntural -IDEAC- alcanzó los 175.3 puntos, comparando con lo obtenido un año atrás, se observa un crecimiento del 11.4%. (Observatorio económico de la Pyme, 2022)

La importancia entonces, radica en que las sociedades comerciales dentro de una economía, es decir, crean riqueza aportando al Producto Interno Bruto de un país, en el caso del Ecuador las PyMES comerciales han generado históricamente aún en tiempos de crisis beneficios, generación de empleos, y bienestar social en general; en tal sentido es necesario definir los reportes contables principales con los que se desarrolla un proceso contable en empresas comerciales.

El libro diario contiene todas las anotaciones o asientos contables de los hechos económicos y financieros de la empresa. Un asiento contable es la anotación que se realiza de los hechos económicos y financieros que surgen de las actividades de una empresa. Esta anotación se realiza mediante el sistema de partida doble, lo cual significa que cada asiento originará por lo menos dos anotaciones: una en el debe y otra en el haber. (Elizalde & Montero., Contabilidad inicial, 2020)

Entendemos que un registro de Kardex es un documento o tarjeta que se utiliza principalmente para controlar la mercancía cuando se utiliza un método conocido como retención de inventario. Con este registro es posible controlar la entrada y salida de mercancías de una forma más concreta y también conocer el inventario de todos los artículos que tiene una tienda. (Fuente Doria y otros, 2020)

El libro mayor es el registro individual de cada una de las cuentas detalladas en el libro diario. Se abrirán todos los libros mayores que sean necesarios conforme las transacciones registradas en el libro diario, la mayorización depende de la correcta jornalización o registro en libro diario de las transacciones realizadas por la empresa, para de este modo separar las cuentas y realizar un análisis individual, en las cuales se procede al registro de valores debitados o acreditados que se realizaron en el libro diario. (Gamboa, Jordán, & Perez, 2017); (Morales, Sánchez, Viscaino, & Avellán, 2019)

Los estados financieros reflejan las operaciones o transacciones diarias que demuestra una empresa en sus actividades, siendo resumidas en la estructura exhibida como
estado financiero. Los estados financieros se alimentan de la información suministrada por los libros contables y en los mismos se expone la rentabilidad de la organización. Siendo mostrados en periodo trimestral, semestral o anual. (Elizalde, 2019)

El Estado de Situación Financiera es un informe que muestra la naturaleza y cantidad de los recursos económicos de una sociedad en un momento determinado (Activos), las obligaciones hacia los acreedores (Pasivos) y la participación de los socios sobre dichos recursos (Patrimonio Neto). (Altieri, Martinez, & Perri, 2018)

Según Vallado, (2016) podemos conocer que: “Uno de los principales objetivos del estado de resultados es evaluar la rentabilidad de las empresas, es decir, su capacidad de generar utilidades, ya que éstas deben optimizar sus recursos de manera que al final de un periodo obtengan más de lo que invirtieron”. En base a lo antes expresado surge la presente investigación que tiene como objetivo proporcionar una herramienta contable que oriente la aplicación y manejo adecuado de procedimientos de la actividad comercial, facilitando una adecuada presentación de Estados Financieros.

METODOLÓGIA

La investigación fue de tipo documental, la cual según Arias (2012) "La investigación documental es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuente documentales: Impresas, audiovisuales o electrónicas"(p.27). Bajo esta perspectiva, el estudio se apoya en la revisión de documentos, con el propósito de recopilar datos, tal como sucedió en este caso.

RESULTADOS

A partir de la aplicación de los instrumentos de investigación se determina la necesidad de definir procedimientos de control dentro del proceso contable a ser aplicado por empresas comerciales:

Para el mejor manejo de los Procedimientos de Control Contable se debe conocer cada uno de los códigos de las cuentas contables, el cual facilitara a los diferentes directivos la búsqueda de los grupos de Activos, Pasivos, Patrimonios, Ingresos y Gastos, Cabe mencionar que se debe obtener un conocimiento básico de los principios de contabilidad donde permite la comprensión de las reglas generales y normas que son útiles como una guía contable para la formulación de criterios de los elementos patrimoniales y económicos se parte de los elementos que dispone la organización de una empresa comercial (Figura 1.)

Diagrama

Descripción generada automáticamente

Figura 1. Flujograma de organización.

Estructura del sistema contable

El sistema contable facilita y optimiza el tiempo en la manipulación y los procesos de datos, a la vez también permite mejorar el tratamiento contable, por lo tanto, es necesario diseñar varias tablas que estén relacionadas referencialmente, cabe recalcar, que la estructura contable proporciona una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad (Figura 2.)

Figura 2. Representación gráfica de la relación del plan de cuentas.

Estado de situación inicial

El estado de situación inicial es un informe que se presenta al final de un ciclo contable para demostrar la realidad de la empresa luego todos los movimientos transaccionales efectuados en un periodo contable el cual será de enero a diciembre de cada año. En este documento se integra las cuentas correspondientes de Activo, Pasivo y Patrimonio, el cual en la cuenta de patrimonio se presentará los resultados obtenidos de una pérdida o una ganancia.

Libro diario

Todo libro diario debe contener, al menos, los siguientes aspectos: Fecha de las operaciones: esto es el año, mes y día del registro contable. Código de la cuenta afectada: código de la cuenta asignada en el mayor y a la que se esté debitando o acreditando, en el libro diario se anotan las compras, el pago de deudas, las ventas, cobros, inversiones, gastos de los trabajadores, constituciones de los préstamos, registro de facturas recibidas, entre otros, a continuación, te presentamos un ejemplo del libro diario.

Tabla 1.

Cálculo del Estado de Situación Inicial.

Empresa COMERCIAL

Estado de situación inicia

Del 1 de enero al 31 de diciembre de …..

Activo		Pasivo
Caja	$ 7.500,00	Proveedores	$9.600,00
Bancos	$ 26.600,00
Clientes	$ 4.300,00	Total pasivo	$9.600,00
Vehículo	$ 35.000,00	Patrimonio
Edificio	$ 90.000,00	Capital
Muebles y enseres	$ 90.000,00	Total, patrimonio	$ 187.820,00
	Total, Pasivo+ Patrimonio $197.420,00

Tabla 2.

Detalles de la actividad económica.

Empresa COMERCIAL

Libro diario

Del 1 de enero al 31 de diciembre de …..

Fecha	Cod.	Detalle	Parcial	Debe	Haber
01-jun		1
	1.1.01	Caja		$7.500,00
	1.1.03	Bancos		$ 26.600,00
	1.1.06	Clientes		$ 4.300,00
	1.2.04	Vehículo		$35.000,00
	1.2.02	Edificio		$90.000,00
	1.2.08	muebles y enseres		$14.000,00
	1.1.04	inventario de mercadería		$20.020,00
	2.1.12	Proveedores			$ 9.600,00
	3.1	Capital			$187.820,00
		V/R Estado de situación inicial

Sistema de archivo KARDEX

Es muy importante el control continuo de inventarios, este control no es mas que un registro cronológico de ingresos y salidas de mercaderías o materiales, existen tres tipos de sistemas de control de inventarios que son: LIFO, FIFO, y PROMEDIO PONDERADO, el más utilizado por las empresas comerciales es el método Promedio Ponderado, cada uno de ellos permite determinar individualmente los saldos reales de cada producto existente en el inventario, tanto cantidad como su valor.

Tabla 3.

Calculo en la tabla Kardex Método Promedio.

Empresa COMERCIAL

Kardex Método Promedio

Del 1 de junio al 30 de junio

Producto: Armarios

Fecha	Detalle	Entrada			Salida			Existencia
Fecha	Detalle	C	V	T	C	V	T	C	V	T
01-jun	Existencia							65	$140,00	$9.100,00
03-jun	Venta				40	$140,00	$ 5.600,00	25	$140,00	$3.500,00
07-jun	Venta				23	$140,00	$3.220,00	2	$140,00	$ 280,00
12-jun	compra	40	$140,60	$5.624,00				42	$140,57	$ 5.904,00
22-jun	venta				34	$140,57	$4.779,43	8	$140,57	$ 1.124,57

Depreciación

A continuación, se presenta un ejemplo de la tabla de depreciación de un activo fijo (Vehículo):

Tabla 4.

Cálculo de la depreciación.

Depreciación Vehículo
Año	Depre. anual	Depre. Acumula.	Valor contable
0		0	$ 35.000,00
1	$ 6.300,00	$ 6.300,00	$ 28.700,00
2	$ 6.300,00	$ 12.600,00	$ 22.400,00
3	$ 6.300,00	$ 18.900,00	$ 16.100,00
4	$ 6.300,00	$ 25.200,00	$ 9.800,00
5	$ 6.300,00	$ 31.500,00	$ 3.500,00

El control interno nos permite la eficiencia, asegura la afectividad y también previene que se violen ciertas normas y principios contables dentro de una organización, aquella herramienta certifica el cumplimiento de los objetivos y el cumplimiento de dichas actividades desarrolladas en la empresa, además con el control interno se busca disminuir los riesgos internos que una entidad pueda presentar, es decir que previene aquellas irregularidades financieras por medio de la detección de errores de manera pertinente para poder solucionarlos así poder garantizar que los recursos de dicha empresa se utilicen para los fines proyectados.

Los procedimientos contables son los documentos muy trascendentales que las empresas deben poseer, se debe tomar en cuenta que los manuales deben ser elaborados de acuerdo con las características propias de la empresa, estos documentos constituyen una herramienta importante ya que permite dar forma a la estructura administrativa y operativa; cabe mencionar que el manual de procedimientos permite optimizar la gestión del área contable de la empresa esto evitará el sobrecargo del personal, la designación de actividades que no competen con el puesto de trabajo.Para las empresas comerciales el control contable, apoyado en cada una de las fases del proceso contable, se convierte en una herramienta de gestión que aporta al control previo en cada uno de los movimientos económicos que se registran en la Contabilidad de estas organizaciones; en tal sentido el control contable es fundamental para una empresa ya que engloba el conjunto de procedimientos contables utilizados para garantizar el correcto funcionamiento financiero de la empresa, esta busca establecer el proceso de recolección, clasificación y registro de las operaciones de la organización para emitir información, para evaluar los resultados evitando así los fraudes o robos, además puede identificar errores cometidos por el personal interno e incluso tener mayor seguridad sobre sus datos contables.

CONCLUSIONES

El control contable, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones.

En épocas de pandemia las empresas empezaron a insertar servicios tecnológicos, bajo la colaboración de varias empresas y personales quienes ayudaron al servicio a domicilio, el insertar la tecnología ayudo a varias empresas a generar ingresos como también lograron un nivel de confianza para el consumidor.

El proceso contable tiene gran importancia ya que tiene el propósito de ordenar, registrar y analizar los movimientos comerciales de manera sistemática en un periodo de tiempo determinado, el cual facilita el control de estas, aumentan la eficiencia de los empleados al momento de presentar resultados de su gestión proporcionando información veraz y oportuna, que permiten identificar la rentabilidad o pérdida de un ejercicio.

Conocer la estructura de los estados financieros es importante ya que saber la capacidad de crecimiento de la empresa, su estabilidad y rentabilidad, así poder evaluar la solvencia y la liquidez de la empresa y su capacidad para generar fondos, cabe mencionar que con la información se puede garantizar a los proveedores y acreedores una retribución justa a su inversión o asignación de recursos o créditos.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTO

A la Universidad Regional Autónoma de los Andes; por motivar el desarrollo de la investigación.

REFERENCIAS CONSULTADAS

Altieri, D. L., Martinez, M. E., & Perri, M. N. (2018). Análisis e interpretación de un Balance General. [Analysis and interpretation of a Balance Sheet]. (Trabajo final de práctica profesional). Universidad Nacional de San Martin. Lima.

Arias, F. (2012) El Proyecto de Investigación introducción a la metodología científica. [The Research Project introduction to scientific methodology] 6ª. Edición. Editorial Episteme, C.A. Caracas. Venezuela.

Elizalde, L. (2019). Los estados financieros y las políticas contables. [Financial statements and accounting policies]. Digital Publisher. Quito. https://n9.cl/xlcl5

Elizalde, L., & Montero., E. (2020). Contabilidad inicial. [initial accounting]. Riobamba. Quito.

Fuente Doria, D.,Garcia Alarcon H., Toscano Hernandez, A.( 2020). Contabilidad Gerencial. Un enfoque administrativo y financiero. [Management accounting. An administrative and financial approach]. (1ª ed.). Medellin. https://n9.cl/dqrnc

Gamboa, J. M., Jordán, J. E., & Perez, M. d. (2017). Aplicación Básica de la Contabilidad Comercial. [Basic Application of Business Accounting]. Ambato. https://n9.cl/dk8gi1

López, J. F. (12 de febrero de 2020). Economipedia. [Economipedia]. https://n9.cl/i421

Morales, A. L., Sánchez, C. A., Viscaino, d. l., & Avellán, H. N. (2019). Importancia de los fundamentos contables. Aplicación práctica de un proceso contable en una empresa comercial. [Importance of accounting fundamentals. Practical application of an accounting process in a commercial company].

Useche Aguirre, M. C., Vásquez Lacres, L. M., Salazar Vázquez, F. I., & Ordóñez Gavilanes, M. (2021). Fórmula estratégica empresarial para pymes en Ecuador ante la covid-19. [Strategic business formula for SMEs in Ecuador in the face of covid-19]. Revista Universidad & Empresa, 23(40), 1-22.

Observatorio PyME, (2022). Informe macro social y económico N°48 I Trimestre de 2022. [macro social and economic report n°48 i quarter of 2022]. https://n9.cl/7d0lf

Vallado, F. R. (2016). Estado de Resultados (Incluye la modificación según NIFA-5).[ Income Statement (Includes the modification according to NIFA-5)].

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