DOI 10.35381/cm.v8i4.890
Software contable como herramienta de optimización de procesos financieros, contables y administrativos
Accounting software as a tool for optimizing financial, accounting and administrative processes
Norma Eulalia Barona-López
ua.eulaliabarona@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-6249-3475
Melanie Ariana Delgado-Ponce
cs.melanieadp50@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Santo Domingo, Santo Domingo de los Tsáchilas
Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-5313-9397
Andrea Jamileth Bonifaz-Tacuri
cs.andreajb181@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Santo Domingo, Santo Domingo de los Tsáchilas
Ecuador
https://orcid.org/0000-0003-3463-3730
Recibido: 01 de mayo 2022
Revisado: 25 de junio 2022
Aprobado: 01 de agosto 2022
Publicado: 15 de agosto 2022
RESUMEN
El presente trabajo de investigación, tiene como finalidad identificar el contexto del software contable y sus aportes a las empresas. La importancia del trabajo es la necesidad que tienen las entidades de contar con herramientas que ayuden a optimizar los procesos financieros, contables y administrativos de las empresas en el Cantón Luz de América Provincia de Santo Domingo de los colorados. Dentro de la investigación se utilizaron encuestas como ayuda de recolección de información, sustentos bibliográficos, método inductivo. Los resultados y conclusiones reflejaron que las actividades y módulos menos utilizadas dentro del software contable son los indicadores financieros y presupuestos, casi todos los encuestados coinciden que la información financiera generada por la empresa se utiliza para la toma de decisiones, pero al momento de sacar indicadores financieros no lo hacen en base a los indicadores del sistema.
Descriptores: Sofware; contabilidad; indicadores económicos; empresas; sistema en linea. (Tesauro UNESCO).
ABSTRACT
The purpose of this research work is to identify the context of accounting software and its contributions to companies. The importance of the work is the need for entities to have tools that help optimize the financial, accounting and administrative processes of companies in the Canton of Luz de América, Province of Santo Domingo de los Colorados. Within the investigation, surveys were used to help collect information, bibliographical support, and inductive method. The results and conclusions reflected that the least used activities and modules within accounting software are financial indicators and budgets, almost all respondents agree that the financial information generated by the company is used for decision making, but when taking indicators financiers do not do it based on the indicators of the system.
Descriptors: Software; accounting; economic indicators; business; online system. (UNESCO Thesaurus).
INTRODUCCIÓN
En un mundo donde las empresas se desenvuélvete en un ambiente globalizado, en el cual el uso de las tecnologías es indispensable, logrando en las empresas una mayor productividad. Una de las herramientas que logra que están se vuelvan más competitivas son los Software Contables que a través de sus diferentes módulos logran generan información financiera de gran importancia para los empresarios, como son los reportes de saldos de cuentas por pagar, por cobrar, existencias o inventarios, flujos de efectivo, estados financieros entre otros. Los softwares contables constituyen generar un sin fin de reporte que optimizan los procesos que sin ellos son muy complejos como generación de balances, presupuestos e indicadores
La factibilidad se da en las empresas motivo de estudio a través de las encuestas y su contribución en sus respuestas. La importancia del estudio va del manejo de conocer la utilidad del software en las empresas, así como reconocer cuales son los módulos y actividades que más se utilizan. El utilizar un software contable acerca a las empresas a un mundo digitalizado, donde los datos estarán a disponibilidad de las empresas desde cualquier parte del mundo y cumpliendo en concordancia de los objetivos de PLAN DE OPORTUNIDADES 2021-2025 el mismo que indica:
Objetivo 2
Impulsar un sistema económico con reglas claras que fomente el comercio exterior, turismo, atracción de inversiones y modernización del sistema financiero nacional.
Política
2.2. Promover un adecuado entorno de negocios que permita la atracción de inversiones y las asociaciones público-privadas.
El aporte del software contable no es solo a las empresas si no a nivel país.
Tecnologías de la Información y la Comunicación
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) se desarrollan a partir de los avances científicos producidos en los ámbitos de la informática y las telecomunicaciones. Es el conjunto de tecnologías que permiten el acceso, producción, tratamiento y comunicación de información presentada en diferentes códigos (texto, imagen, sonido, video). El elemento más representativo de las nuevas tecnologías es el ordenador y más específicamente, Internet. Como indican diferentes autores, Internet supone un salto cualitativo de gran magnitud, cambiando y redefiniendo los modos de conocer y relacionarse del hombre. (Ayala & Gonzales, 2015)
Fundamentos de las TIC
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) es un término que contempla toda forma de tecnología usada para: crear, almacenar, intercambiar y procesar información en sus varias formas, tales como: datos, conversaciones de voz, imágenes fijas o en movimiento, presentaciones multimedia y otras formas, incluyendo aquéllas aún no concebidas. (Riveros, 2008, pág. 103)
Software
Su objetivo, ofrecer soluciones informáticas contables para las empresas de diversos sectores que para el Servicio de Rentas pudieran estar en el Régimen General o RIMPE y que puede ser adaptado a cualquier otra actividad comercial del régimen simplificado, contribuyendo a la organización contable y financiera del objeto social.
Software Contable Características
Una de las primeras y más importantes características con las que deben de contar los softwares contables es que se apeguen a los lineamientos que la autoridad fiscal establece. Antes de contratar un servicio de este tipo, debes cerciorarte de su legalidad Es de recordar que un sistema contable debe contar con la capacidad de procesar diversas transacciones acordes con las ventas y las exigencias dentro del mercado actual. (Aguilar, 2020)
1. Facilidad de uso. Deben ser fáciles de manejar, de manera tal que cualquier persona que no posea conocimientos o estudios adecuados, puedan utilizarlos y entenderlos.
2. Flexibilidad y adaptabilidad. Debe poder incorporarse a cualquier tipo de compañía, independientemente de cuál fuera la actividad de la misma. También debe ser flexible y adaptable a las normas contables, fiscales y societarias de cualquier país o región.
3. Gestión de informes. Un software de contabilidad debe brindarnos infinitos reportes e informes detallados sobre la actividad de nuestra empresa y su día a día, facilitándonos la tarea de su control, y además, brindándonos información importante sobre el rumbo de la empresa, y situaciones que podamos prever y decisiones que podamos tomar gracias a los datos obtenidos.
4. Integración. Cada compañía realiza diversas o distintas actividades, es por ello que cada una tiene necesidades diferentes, y usa módulos y aplicaciones diferentes para procesar y así obtener la información. La capacidad de integración del software contable permitirá obtener un mayor control en distintas áreas del negocio, mediante un sistema automatizado y centralizado, que nos permita efectuar la tarea de gestión, contabilidad y control desde un mismo lugar, aumentando la eficiencia y velocidad del trabajo.
5. Portabilidad. Anteriormente, la gestión del negocio se llevaba en interminables papeles, libros y documentos contables. Esto hacía que la información no se pueda obtener desde cualquier lugar y en cualquier momento dado que su acceso era limitado. El software contable hizo que la información sea accesible, rápida, segura, exacta, y la misma pueda accederse desde cualquier lugar y en cualquier momento del día.
6. Seguridad. Cualquier sistema puede fallar. Todos están siempre expuestos a riesgos ya sea a causa de factores internos como externos (Piratas Cibernéticos, perdida de datos, riesgos de conectividad y fallas o roturas de hardware y/o software. Es por eso que El Software debe ofrecer la máxima seguridad, y un buen soporte especializado que permita que la aplicación este en constante funcionamiento y uso desde cualquier dispositivo. (Feinsilber, 2022)
Características que un software contable
1. Facturación Electrónica
Esta es una de las novedades más recientes que el software contable para pymes incluye, y que es de gran valía para los empresarios, todas las empresas del régimen común deben aplicar la Facturación Electrónica en sus transacciones comerciales, con un plazo límite de 48 horas para el envío del soporte documental a dicha entidad. Dejar esta labor en manos de un tercero es un riesgo que muchos no querrán correr, teniendo en cuenta las multas y las sanciones en que pueden incurrir si no cumplen con esa obligación.
El software para las empresas entre sus funciones esta la capacidad de encargarse de este proceso, con lo cual el empresario solo tiene que preocuparse por facturar y garantizan que el proceso se cumpla con eficiencia y exactitud, asegurando la administración de la emisión y la recepción de los documentos electrónicos, como facturas, notas de crédito débito, guías de remisión, o liquidaciones de compra.
2. Trabajar en la nube
Sin importar en qué lugar se encuentre, y siempre que cuente con una conexión a internet, el contador y empresario tendrá disponible la información actualizada y en tiempo real donde quiera que vaya, gracias a que el software moderno trabaja en la nube, donde almacena toda la información, de tal modo que está a la mano cuando este lo desee.
3. NIIF automatizados
Las normas contables y tributarias cambian constantemente, y entre tantas tareas diarias que lo ocupan, el empresario de las pymes no tiene tiempo para estar pendiente de estas novedades. Con el software para pymes moderno, la actualización normativa se hace automáticamente por medio del trabajo de soporte que realizan los programadores, quienes se encargan de que cuando el usuario manipule el sistema e ingrese información, este por defecto ya apliqué las modificaciones tributarias recientes.
4. Reportes en tiempo real
Los procesos en las empresas y la toma de decisiones de un empresario requieren información precisa y exacta en el momento oportuno. La dimensión de esta situación es mayor cuando el gerente o el propietario no está rodeado de un equipo numeroso y entonces suele asumir las determinaciones por su propia cuenta, corriendo el riesgo de no considerar aspectos claves de su operación por la premura o el desconocimiento.
El software para pymes moderno tiene la virtud de generar reportes e informes de gestión en tiempo real, con la más reciente información agregada al sistema, y la radiografía que emite de la salud de la empresa es tan exacta que las decisiones tomadas corresponderán a la realidad de la empresa y no a alguna suposición o proyección.
5. Gestión integral
Este software no es una solución puntual. Una de sus ventajas es que sistematiza todos los procesos de una empresa, tanto contables como administrativos y financieros, de manera que desde él se les puede hacer control de sus avances. Todos sus módulos están integrados y trabajan en línea, esto permite que la información que se ingrese en uno de ellos se refleje de forma automática en los demás.
6. Manejo de inventarios
No hay nada mejor para un empresario que saber con exactitud cuál es el inventario real que tiene disponible su empresa, esto le garantiza mayor precisión en los envíos y los pedidos y por ende se disminuyen costos. El software para pymes le brinda al empresario la facilidad de rotar sus productos de una mejor manera y administrar con más eficiencia su almacenamiento y transporte. De igual forma, con este software se sabrá cómo es el comportamiento que tienen los productos en el mercado y determinar con efectividad cuál es su rentabilidad indicada.
7. Cotizaciones inteligentes
Para una mejor presentación de su cotización, un seguimiento más detallado de su estado, la inclusión de más información sobre su empresa y sus servicios, entre otros temas son posibles gracias a un software para pymes, que cuenta con una aplicación para el envío de notificaciones y recordatorios que lo mantendrán alerta con sus propuestas.
8. Disminución de errores contables
Un tema clave y muy sensible. Un error en la contabilidad puede representar, incluso el cierre de la compañía dependiendo de su gravedad. El empresario puede tener la tranquilidad de que el software minimizará los riesgos a los cuales pueda estar expuesto cuando una cifra se ingresa por mala digitación o por descuido, con el envío de alertas en caso tal de que haya una anormalidad en la cantidad.
9. Administración de saldos de cartera y pagos
Estar pendiente de los pagos que hay que hacer y la cartera por cobrar es una tarea dispendiosa y que requiere tiempo, el cual en muchas ocasiones es escaso para el empresario de las empresas
El moderno cuenta entre sus funciones como un recordatorio para que estas fechas no se olviden. Un buen punto a favor de la salud financiera de la empresa.
10. Sistema POS para puntos de venta
El contar con punto de venta dentro de un software potencia su atención al cliente mediante una facturación más ágil y rápida. Si tiene varios puntos de venta, las transacciones que se efectúen en cada uno de estos se verán reflejados en tiempo real con un monitoreo actualizado al instante. Otra de las ventajas es que el manejo de las promociones y descuentos se controla con mayor detalle.
11. Soporte técnico y actualización
Con el software, el empresario no está solo. En caso de que se presente alguna novedad con el funcionamiento del sistema, el proveedor tecnológico dispone de programadores dispuestos a brindar un soporte técnico para garantizar que su negocio seguirá funcionando sin tener que suspender su operación.
También se prevé la actualización permanente del sistema, de tal forma que este operará de acuerdo a los más recientes cambios tecnológicos, contables y tributarios que le darán la tranquilidad al usuario que la información que este le arroje será la indicada. (Eastman, 2019)
Tipos de software contable
El software contable se puede clasificar por tipos, funciones o requerimientos que requiera la empresa. Según el estudio de Bazán (s.f.) el software contable se puede clasificar de la siguiente manera:
· Hojas de cálculo: es cuando una empresa es pequeña y no tiene la capacidad económica de adquirir un software costoso, pero este sistema permite que la empresa pueda realizar las funciones básicas que se requiere para la elaboración de la contabilidad de la empresa.
· Software contable personal: este modelo es creado por cualquier individuo al cual le surja la necesidad de llevar su propia contabilidad o de su emprendimiento.
· Software contable comercial: estos son creados con el fin de ser vendidos al público, y que sirven para cumplir con las necesidades de la empresa que la adquiera. Es importante conocer los diferentes tipos de software contables, puesto que al momento de una organización buscar una herramienta que se adapte a las necesidades de esta le permita tener beneficios y rentabilidad en la empresa.
Entonces se deduce que, hay software contable que manejan diferentes herramientas en función a lo que la empresa requiera ya que son empresas que maneja abundante información, como hay software que son más fácil de manejar, y por ultimo hay algunos que se especializan en diferentes sectores económicos como salud, ropa, restaurantes, etc. A modo de conclusión, se puede expresar que los software contables son una herramienta capaz de realizar funciones de una manera fácil y rápida en la contabilidad, brindando apoyo en la organización por ello se debe tener claro a qué se dedica la empresa para elegir de manera exacta el software contable que le permita obtener una rentabilidad y comodidad en los procesos de la organización. (Chica & Monsalve, 2020)
Ventajas y desventajas del uso del Software en Contabilidad
(Ekar, 2019), menciona que entre las ventajas y desventajas de un sistema contable se encuentran las que se demuestra en el cuadro:
Cuadro 1.
Ventajas y desventajas de un sistema contable.
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VENTAJAS |
DESVENTAJAS |
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· -Rapidez y oportunidad de la información. · -Mayor uso del volumen de operaciones. · -Protección contra errores · -Pases automáticos al mayor. · -Preparación automática de informes. · -Impresión automática de documentos. · -Actualización de los saldos contables. · -Retroalimentación instantánea. · -Procesamiento rápido y eficiente de grandes cantidades de datos. |
· -Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. · -Se necesitan suficientes recursos. · -Alto costo de inversión para instalarlo · -Tienen necesidad de mantenimiento. · -Alto costo de mantenimiento. · -Alto costo para el entrenamiento del personal. · -Alto costo de desarrollo. · -Los programas deben ser confiables. |
Fuente: Ekar ( 2019).
Para finalizar se puede incluir además que los mismos necesitan de constante actualización, ya que los cambios en políticas laborales y tributarias presentes en nuestro entorno social y económico así lo ameritan.
Pymes en el Ecuador
Acorde a la categorización del Servicio de Rentas internas en el código de la producción, comercio e inversiones del Ecuador (2018) se clasifica a las Pymes de la siguiente manera.
Microempresa: Aquella unidad productiva que tiene entre 1 a 9 trabajadores y un valor de ventas o ingresos brutos anuales iguales o menores de cien mil (US S 100.000,00) dólares de los Estados Unidos de América.
Pequeña empresa: Es aquella unidad de producción que tiene de 10 a 49 trabajadores y un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre cien mil uno (US $ 100.001,00) y un millón (US S 1000.000,00) de dólares de los Estados Unidos de América.
Mediana empresa: Cuya unidad de producción que tiene de 50 a 199 trabajadores y un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre millón uno (USD 1’000.001,00) y cinco millones (USD 5’000.000,00) dólares de los Estados Unidos de América.)
METODOLÓGIA
La presente investigación fue descriptiva, el cual Hernández et al. (2010, p.80), indica que la misma busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de las personas, grupos, comunidades, procesos, para así describir lo investigado. La técnica utilizada fue la encuesta y el instrumento el cuestionario; según Arias (2010, p.59), la encuesta consiste en la estructuración de un conjunto de preguntas a través de un instrumento para obtener información sobre las variables en estudio; mientras que el cuestionario es considerado por Balestrini (2007, p.138) como " un medio de comunicación escrito entre el encuestador y el encuestado, que facilita traducir los objetivos y las variables de la investigación".
Al respecto se realizó luego un análisis de las características de software contable, ventajas y desventajas de los mismos, así como conceptualización de las Pymes en Ecuador, y adicional describe cantidades de la tabulación realizadas a los contadores de 50 empresas mediante la técnica de la encuesta y como herramienta un cuestionario y su interpretación apoyados con el método Analítico. El cuestionario se direcciono a uno de los cantones más dinámicos de la provincial de Santo Domingo, el Cantón Luz de América.
RESULTADOS
La entrevista realizada a 50 contadores del Cantón Luz de América provincial de Santo Domingo arroja los siguientes datos.
Figura 1. Género.
Fuente: Encuesta Aplicada
En primera instancia se realizó un análisis descriptivo donde se pudo observar que los 52% son hombre son los hombres quienes más usan el software contable en sus empresas.
Figura 2. Tipo de empresa.
Fuente: Encuesta aplicada.
El mayor porcentaje de encuestados tiene microempresa, y la parte más minoritaria mediana empresa
Figura 3. Tipo de actividad.
Fuente: Encuesta Aplicada.
El porcentaje mayoritario realizan actividades comerciales es decir el 60%.
Figura 4. Relación.
Fuente: Encuesta Aplicada.
El 30% de los encuestados trabajan en relación de dependencia y el 70% trabajo bajo honorarios.
Figura 5. Sistema contable.
Fuente: Encuesta Aplicada.
Cuarenta y seis de los encuestados expresan que la empresa es manejada a través de un sistema contable y cuatro de ellos no.
Figura 6. Actividades más utilziada en un software.
Fuente: Encuesta Aplicada.
Los resultados además reflejan que actividades más utilizadas en un software contable son para el Registro de facturas de ventas y compras, Manejo de Inventarios, Conciliación bancarias y arqueos de caja, Generación de balances, Generación de roles.
Figura 7. Adaptación a las necesidades de la Empresa.
Fuente: Encuesta Aplicada
De los encuestados el 84% encuestados expresan manejar softwares contables personalizados adaptados a las necesidades y requerimientos de la empresa y 3l 16% de ellos no.
Figura 8. Modelos más frecuentes utilizados.
Fuente: Encuesta Aplicada.
Los resultados además reflejan que los módulos que más se requieren del software contable son Facturación, Inventario, Contabilidad, Ventas-Cuentas por cobrar, Compras-Cuentas por pagar, Roles, Anexos-SRI.
Figura 9. Tomas de decisiones.
Fuente: Encuesta Aplicada.
El uso de software contable dentro de las empresas, nos ayuda en la toma de decisiones, facilitándonos resultados veraces y reales de la empresa, promoviendo así a su solvencia y supervivencia.
Figura 10. Optimización tiempos y recursos económicos y financieros.
Fuente: Encuesta Aplicada.
En su mayoría el uso de software contable optimiza tiempo, ya que, enlaza procesos, resume la información como se requiere, agilita el trabajo y los recursos económicos.
De los encuestados el 60% corresponde a hombre en menor proporción las mujeres, el 94% son microempresas lo que significa que tienen menos de 9 trabajadores y facturan hasta 100.000 dólares y en su mayor parte son de tipo comercial y trabajan directamente para la empresa es decir relación de dependencia. Casi todas las empresas tienen un sistema contable de allí que casi todas utilizan para facturación adaptado a las necesidades de la empresa.
DISCUSIÓN
Las actividades y módulos menos utilizadas dentro del software contable son los indicadores financieros y presupuestos lo que llama la atención que casi todos los encuestados coinciden que la información financiera generada por la empresa se utiliza para la toma de decisiones, pero al momento de sacar indicadores financieros no lo hacen en base a los indicadores del sistema.
La gran mayoría coincide que un sistema contable optimiza los tiempos y recursos económicos y financieros de las empresas, pero al momento de contestar que actividades realizan en el software contable una de las menos puntuadas son los presupuestos, pese a que el presupuesto es una herramienta básica para optimizar recursos.
CONCLUSIOn
Los sistemas contables son esenciales para el buen funcionamiento de las empresas. Los softwares contables son utilizados para optimizar procesos como facturación, control de inventarios, cuentas por pagar y cobrar. En ocasiones no todos los módulos son utilizados lo que genera que se desperdicie procesos y recursos valiosos.
FINANCIAMIENTO
No monetario.
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes; por motivar el desarrollo de la investigación.
REFERENCIAS CONSULTADAS
Arias, F. (2012). El Proyecto de Investigación introducción a la metodología científica. [The Research Project introduction to scientific methodology ]. (6ª ed.). Caracas: Episteme, C.A.
Balestrini, M. (2002). Como se Elabora el Proyecto de Investigación. [How the research project is made].(6ª ed.). Caracas: BL Consultores. Asociados.
Aguilar, M. S. (2020). Blog de QuickBooks. [QuickBooks-Blog]. https://n9.cl/ddbp0
Ayala, E., & Gonzales, S. (2015). Tecnologías de la informaciòn y la comunicaciòn. [QuickBooks-Blog ]. Lima ;Peru: Fondo Editorial de la UIGV.
Chica, Z. A., & Monsalve, A. M. (6 de 11 de 2020). Software contables en las PYMES: incidencia, aplicación y desarrollo a la luz de los profesionales contables. [Accounting software in SMEs: incidence, application and development in the light of accounting professionals]. Ciclos Profesionales, 33. dspace.tdea.edu.co: https://n9.cl/1h2x3
Asamblea Nacional (2018). Código de la Producción, Comercio e inversioines de Ecuador. [Code of Production, Trade and Investments of Ecuador]. https://n9.cl/uhqxe
CONTPAQI. (2021). CONTPAQI. [CONTPAQ ]. https://n9.cl/aouaf
Eastman,S.A.(2019). Loggro. [achievement]. https://acortar.link/nHH6Dq
Ekar, M. (2019). Uso de un software contable como estrategia en el proceso de enseñanza de la asignatura de contabilidad. [ Use of an accounting software as a strategy in the teaching process of the accounting subject]. ESPACIOS, 10. https://doi.org/ISSN 0798 1015
Feinsilber, P. S. (2022). Principales caracteristicas de un buen Sofware contable. [Main characteristics of a good accounting software]. Softland. https://acortar.link/UG27NN
Hernández, R., Fernández, C. y Baptista. (2010). Metodología de la investigación. [Investigation methodology]. (5ª ed.). México: McGraw- HILL Interamericana., S.A.
Riveros, V. (2008). Algunos fundamentos teóricos del uso. [Some theoretical foundations of the use ]. MEXICO: Editorial Realds.
©2022 por los autores. Este artículo es de acceso abierto y distribuido según los términos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0) (https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/
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